КОНТРОЛЬНА РОБОТА
з дисципліни "Діловодство"
ЗМІСТ
Список використаної літератури ........................................................ 22
Підприємство можна розглядати як колектив, організацію людей, об'єднаних спільними цілями. Підприємство має певну структуру: внутрішні зв'язки, що забезпечують взаємодію між керівництвом і структурними підрозділами чи працівниками, та зовнішні зв'язки - з діловими партнерами, підприємствами, органами влади. Зовнішні та внутрішні зв'язки підприємства можна розглядати як інформаційні.
З точки зору технології, управління підприємством являє собою процес отримання й обробки інформації, прийняття рішень та доведення їх до виконавців (передача інформації).
Найважливішою частиною управління є прийняття рішень. Для вироблення правильного рішення необхідна повна, оперативна та достовірна інформація. Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути достатнім для прийняття рішень. Інформація має бути оперативною, тобто такою, щоб за час її передачі та оброблення стан справ не змінився. Достовірність інформації визначається мірою відповідності її змісту об'єктивному стану справ.
Інформація - це відомості про навколишнє середовище, про процеси, що в ньому відбуваються і які сприймаються людиною чи спеціальними технічними засобами.
З точки зору змісту чи сфери діяльності, в якій використовується інформація, умовно її поділяють на управлінську, наукову, технічну тощо. Інформація використовується підприємствами для планування, організації, координації господарської діяльності тощо.
Документальна фіксація інформації є обов'язковим елементом управлінської діяльності. Матеріальними носіями інформації, що фіксується, є документи. Інформація, що міститься в документах, необхідна для стабільної діяльності будь-якої організації, підприємства. На її основі приймаються відповідні управлінські рішення.
Отже, документ - це матеріальний об'єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді про факти, події, явища об'єктивної дійсності й продукти розумової діяльності людини.
Як носій інформації документ є неодмінним елементом внутрішньої організації кожної установи, підприємства. Документи забезпечують взаємодію всіх підрозділів організації.
Комунікативна функція документів забезпечує і зовнішні зв'язки установ та підприємств.
Документи використовуються для передачі інформації в часі та просторі, тобто мають координуючу функцію.
Під час роботи з документами необхідно керуватись нормативними актами України, стандартами (ДСТУ), які передбачають складання документів за певними правилами, ведення номенклатури справ, створення архіву підприємства для забезпечення збереження найбільш цінних документів.
В управлінській діяльності використовують головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким письмовим способом - рукописним, машинописним, друкарським. Сукупність документів, оформлених згідно з визначеними правилами, називають управлінською документацією.
Управлінська документація являє собою систему документації, що забезпечує управлінські процеси в суспільстві, на підприємстві, в організації та установі.
Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування та роботи з документами при виконанні управлінських функцій і включає всі види робіт з оформлення, виготовлення документів, оброблення вхідних та вихідних документів, контролю за їх виконанням.
До діловодства відносять документування процесу управління, документаційне забезпечення, роботу з готовими документами, які створені в даній установі або отримані ззовні.
Діловодство в організації встановлює загальні правила документування управлінської діяльності в структурних підрозділах і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву. Ці правила визначають порядок ведення діловодства. Його положення поширюються на всю службову документацію, що створюється засобами обчислювальної техніки, при цьому комп'ютерні (автоматизовані) технології оброблення документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів. Визначається порядок ведення діловодства щодо документів з обмеженим доступом, а також діловодства у разі розгляду заяв, скарг та пропозицій.
Правила й рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розробляються згідно з вимогами основних положень Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Головного архівного управління щодо організації документального забезпечення.
Загальне керівництво роботою служби документального забезпечення здійснює керівник організації або один із його заступників згідно з розподілом службових обов'язків.
Відповідальність за організацію та ведення діловодства в апараті підприємства відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів, а також методичне керівництво діловодством у структурних підрозділах покладається на канцелярію. Вимоги керівника цієї служби з питань організації та ведення діловодства і роботи з документами є обов'язковими для всіх працівників апарату організації.
Відповідальність за додержання встановлених правил діловодства, стан діловодства в структурних підрозділах, а також за зберігання і використання документів, що знаходяться в структурних підрозділах на виконанні, до передачі їх на архівне зберігання, покладається на керівників структурних підрозділів.
Безпосереднє ведення діловодства у відповідних структурних підрозділах здійснюють діловоди (секретарі керівників, інспектори, офіс-менеджери).
При організації діловодства необхідно керуватись такими принципами:
1) оперативність (швидка та чітка робота з документами), сучасне технічне оснащення (використання ПЕОМ, факсів, ксероксів, засобів малої оргтехніки, що полегшують роботу з документами);
2) доцільність усіх діловодних операцій (кожен вид роботи з документами повинен бути необхідним у діяльності підприємства);
3) вміле поєднання документального забезпечення управління з бездокументальним.
Документування - це процес створення документів.
Документування інформації є обов'язковою умовою віднесення інформації до інформаційних ресурсів. Воно включає такі операції:
- підготовка документів;
- складання документів;
- узгодження документів;
- оформлення документів;
- виготовлення документів.
На підприємстві повинен бути встановлений єдиний порядок (єдині вимоги) щодо складання документів та роботи з ними. Цей порядок може бути закріплений інструкцією з діловодства (документального забезпечення управління підприємством) або доведений до співробітників у вигляді спеціальних інструктажів, практичних занять і відповідати критеріями оцінки якості документування систем управління.
Використання стандартів під час документування має на меті забезпечити юридичну силу документів, сприяти їх оперативному виконанню з наступним використанням у довідкових та наукових цілях, створити передумови для автоматизованої обробки інформації, що в них міститься, оперативного її пошуку, скоротити затрати праці та коштів на документування та оброблення документів.
Враховуючи рекомендації стандартів, можна створити альбом (справу, файл) зразків документів, що найчастіше використовуються в практичній діяльності підприємства, які потім будуть використовувати працівники підприємства.
Робота з документами підприємства складається з таких етапів:
- приймання;
- розподіл;
- контроль виконання;
- довідкова робота;
- формування справ;
- передархівне опрацювання;
- використання;
- зберігання.
Ступінь досконалості технологічної схеми роботи з документами визначається оперативністю пересування та виконання документів та ефективністю забезпечення керівництва підприємства документованою інформацією.
Без упорядкування інформаційної бази, удосконалення документаційних процесів неможливо вирішити питання комп'ютеризації управління. Найвищої ефективності від використанням ПЕОМ можна досягнути впорядкуванням усієї вихідної інформації, масовими носіями якої є документи.
Впровадження автоматизованого оброблення інформації дає можливість не лише підвищити продуктивність праці, а й створювати необхідні умови для творчої, аналітичної праці.
Значну роль у справі впорядкування роботи з документами, в оптимізації документаційних процесів у масштабі країни відіграє Єдина Державна система діловодства (ЄДСД). Це науково впорядкований комплекс правил, нормативів та рекомендацій щодо ведення діловодства, починаючи з надходження або створення документа до здачі його до архіву.
Документальне забезпечення - комплекс операцій з готовими документами.
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на папері або інших носіях управлінських дій у процесі їх здійснення або за їх підсумками, тобто у створенні управлінських документів.
Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності й змісту управлінських дій, передавання, зберігання та використання інформації протягом певного часу або постійно.
Управлінські документи за найменуванням, формою і складом реквізитів повинні відповідати державним стандартам та іншим нормативним документам на організаційно-розпорядчу документацію.
Для забезпечення належної організації документування керівництво визначає конкретний комплекс документів, необхідних і достатніх для документування діяльності організації. Відбір форм і видів документів, необхідних для виконання управлінських та інших функцій, здійснюється відповідно до переліків форм і видів документів, які розробляються для всіх напрямів діяльності організації і затверджуються її керівником.
Управлінська діяльність організації реалізується шляхом видання розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів здійснюється відповідно до повноважень визначених статутом, а також нормативними актами, прийнятими Комітетом у межах своєї компетенції.
Згідно зі статутом, організація видає такі розпорядчі документи: накази, постанови та розпорядження.
Підставою для прийняття розпорядчих документів в організації є:
- Конституція України, закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;
- здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання покладених завдань відповідно до компетенції;
- потреба у правовому регулюванні діяльності апарату управління.
Розпорядчі документи видаються обов'язково:
1) з організаційних питань: при утворенні, реорганізації, ліквідації структурних підрозділів, визначенні їх функцій і завдань, затвердженні структури організації, визначенні прав і обов'язків посадових осіб, відміни, зміни та припинення дії раніше виданих наказів;
2) з питань планування, при визначенні порядку і строків складання планів; у випадках зміни планових показників і встановлення додаткових планових завдань; при підведенні підсумків виконання планів;
3) з питань фінансування, під час затвердження звітів, при зміні цільового витрачання асигнувань, розподілі та перерозподілі грошових коштів;
4) з питань кадрової роботи, праці і заробітної плати: призначення, переведення, звільнення працівників, при вирішенні питань про відзначення, дисциплінарні стягнення, про відрядження працівників; у випадках преміювання, виплати одноразових грошових винагород, надання відпустки, проведення атестації та присвоєння рангів, підготовки та перепідготовки кадрів керівних працівників і фахівців організації.
В інших випадках питання про необхідність видання розпорядчих документів вирішується керівництвом організації.
Вирішення найважливіших питань, а також питань, що стосуються всіх або декількох структурних підрозділів, викладаються, як правило, в наказах. Конкретні питання виконання і уточнення прийнятих рішень викладаються в розпорядженнях керівництва організації.
Розпорядчі документи, прийняті на основі єдиноначальності, не можуть скасовувати або змінювати розпорядчі документи колегіального органу.
З питань, що становлять взаємний інтерес і входять до компетенції різних органів, приймаються спільні розпорядчі документи. Ці спільні документи приймаються у формі, що визначається органом, який готує проект відповідного документа.
Розпорядчі документи, що надходять до організації від вищих органів, якщо спосіб доведення не визначений у самому документі, доводяться до апарату в порядку, визначеному керівництвом.
Це може здійснюватися шляхом:
- видання самостійних розпорядчих документів (наказів, розпоряджень, планів, заходів, графіків тощо), в яких викладається зміст одержаного документа і засоби його виконання або вказівки на дії, що їх повинен здійснити виконавець;
- розсилки копій документа, якщо одержаний документ не потребує конкретизації завдань щодо його виконання або надісланий до відома;
0 ознайомлення виконавців чи осіб, яких стосується даний документ, під розпис.
У разі потреби документи вищих органів розсилають структурним підрозділам у вигляді ксерокопій разом із супровідним листом за підписом керівника структурного підрозділу в межах своїх повноважень.
Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів і назв (заголовків).
Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегій, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформлюються на підставі записів, зроблених у ході засідань.
У тих випадках, коли засідання стенографується, розшифрована і оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.
Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання записані на ній тексти виступів друкуються, додаються до матеріалів засідання, а також використовуються при складанні протоколів і рішень. Магнітні плівки із записами засідань передаються до архіву і зберігаються на загальних підставах.
Рішення доводиться до відома виконавців - їм надсилають виписки з рішень або їх копії.
При здійсненні оперативних зв'язків з вищими органами, міністерствами, відомствами, підприємствами, організаціями і окремими громадянами в межах своєї компетенції можна направляти листи, які має право підписувати керівництво згідно з розподілом обов'язків.
Якщо документ потребує негайного виконання, передача тексту службового документа може здійснюватися по телефону (телефонограма), телеграфу або факсу, що оформляється за встановленими правилами.
Загалом, треба відзначити. що у зв'язку зі швидким зростанням обсягу інформації, яка використовується в управлінні, значення діловодства суттєво підвищується. Це потребує його систематичного вдосконалення, підвищення рівня знань та кваліфікації управлінських працівників у галузі документування та документаційного забезпечення обслуговування процесу управління.
Сукупність документів, у яких зафіксовано етапи трудової діяльності співробітників, називається документацією з особового складу.
До таких документів належать:
- трудові договори (контракти), які укладає підприємство з робітником;
- трудові книжки;
- накази по особовому складу (про приймання, звільнення, переведення співробітника);
- особові картки форми Т-2;
- особові справи.
Документація з особового складу - найважливіша документація. Вона потребує особливої ретельності та акуратності під час оформлення, ведення і забезпечення збереженості протягом тривалого періоду.
Трудовий договір - це угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підляганням внутрішньому трудовому розпорядкові, а власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін (ч. 1 ст. 21 Кодексу про працю України).
Особливою формою трудового договору є контракт, в якому строк його дії, права, обов'язки і відповідальність сторін (в тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення і організації праці працівника, умови розірвання договору, в тому числі дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін (ч. 3 ст. 21 Кодексу про працю України).
Трудова книжка є основним документом, що підтверджує загальний, безперервний і спеціальний стаж роботи. Законом забороняється мати одній особі кілька трудових книжок. Трудова книжка заводиться на працівника, який вперше приймається на роботу.
Значну підгрупу документації з особового складу являють собою накази. Наказами по особовому складу оформлюють прийняття, переміщення, переведення, звільнення працівника, а також надання відпустки, оголошення заохочень і стягнень.
Особова картка - це затверджена форма облікового документа, яку заповнює спеціаліст служби персоналу на підставі опитування особи, яку приймають на роботу (постійну, тимчасову або сезонну), і таких документів: паспорта, трудової книжки, диплома, посвідчення, прав на управління транспортними засобами та ін.
Особова справа - це добір різних документів, які характеризують біографічні, ділові та особисті якості працівника. Вона необхідна для вивчення, добору і використання персоналу на підприємстві.
Особову справу працівника комплектують з таких документів:
1) внутрішній опис документів, які знаходяться в особовій справі;
2) доповнення до особового листка з обліку кадрів;
3) анкета або особовий листок з обліку кадрів;
4) автобіографія або резюме;
5) копії документів про освіту;
6) заява про приймання на роботу;
7) копії документів про затвердження на посаді;
8) характеристика або рекомендаційні листи;
9) атестаційні листи;
10) копії наказів про заохочення і покарання.
11) трудовий контракт (договір);
12) довідки та інші документи, що стосуються даного; робітника.
До документів з особового складу також відносяться:
1) штатно-посадова книга - основний робочий документ служби персоналу, який показує стан укомплектованості апарату підприємства і його підрозділів працівниками всіх категорій;
2) посадова картка, яку ведуть з метою визначення частоти змінності (текучості) кадрів на тій чи іншій посаді і для вивчення причин цього явища;
3) особовий листок з обліку кадрів - документ, що його заповнює громадянин під час приймання його на роботу (навчання). Він є узагальненням автобіографічних даних громадянина, оформлених шляхом фіксації їх у таблицях.
Для звернення до керівництва підприємства або державних установ складаються документи особистого характеру, коли автором документа є його укладач.
До таких документів належать: заява; резюме; автобіографія; характеристика; розписка; доручення.
Заява - це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі.
Резюме - документ, який містить короткі відомості біографічного плану і представляється особою під час працевлаштування до комерційного підприємства.
Автобіографія - це документ, у якому особа, що складає його, подає опис свого життя і діяльності.
Характеристика - офіційний документ, у якому сформульовано громадську думку про працівника як члена колективу і висловлено її в офіційній формі за підписами представника адміністрації та колективу.
Розписка - це документ, який підтверджує передачу й одержання документів, грошей, товарів тощо, завірений підписом одержувача.
Доручення - документ про надання права конкретній особі на певні дії від імені підприємства чи окремого громадянина.
Факс - це спосіб передачі різних за змістом документів за допомогою телекомунікативного зв'язку та принтера. Обов'язкові реквізити факсу такі:
Вони подаються англійською мовою або українські слова записуються латинськими літерами. Текст факсу пишеться без скорочень.
Факс - це поширений, але менш доступний спосіб передачі інформації, ніж телефон або телеграф. Тому одне й те ж саме місце відправлення (місце призначення) може бути адресою різних авторів (адресатів). У цьому полягає особливість реквізитів факсу.
Формуляр-зразок документа - модель побудови однотипних документів. Є основою для створення формулярів та бланків управлінських документів усіх видів.
У формулярі-зразку вказано максимальний список реквізитів, проте при виготовлені установою бланків документів певного типу в них включають реквізити, що відповідають документам лише цього типу.
Бланк документа - це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Кожне підприємство повинно розробити та застосовувати два види бланків: для листів та для всіх інших документів.
Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом.
Застосування бланків для складання документів підвищує культуру праці управління, надає інформації офіційного характеру, полегшує сприймання, виконання та подальше використання документа.
Реквізит документа - це елемент офіційного документа. Сукупність розміщених на аркуші в установленому порядку реквізитів зветься формуляром.
Відповідно до чинного законодавства та нормативних актів для оформлення документів використовують такий набір реквізитів:
Скласти проект ділового листа, в якому Ви запрошуєте професора, проректора з наукової роботи Міжрегіонального інституту бізнесу, м. Херсон (МІБ), Масенка Бориса Павловича взяти участь у міжнародному практичному семінарі "Інноваційні технології навчання", який відбудеться у залі засідань КНТЕУ, к. 222, 17.01.08 р., о 10 годині.
Лист-запрошення - це різновид службового листа, у якому адресата запрошують взяти участь у певному заході.
У листі-запрошенні обов'язково вказується, хто, кого, куди, коли і з якої нагоди запрошує. Все це має бути оформлено бездоганно грамотно й ретельно, що й засвідчить нашу повагу до адресата.
Крім чіткого і недвозначного викладу змісту, важливим є дотримання таких вимог:
- слід використовувати зі смаком оформлені та якісні бланки, адже вигляд представницької продукції є чи не найпершим свідченням надійності певної установи (фірми, компанії);
- важливо пам'ятати, що конверт за своїм дизайном неодмінно повинен відповідати бланку;
- оформлюючи листа, текст потрібно симетрично розмістити на аркуші.
Найважливішу інформацію можна виокремити, скориставшись іншим шрифтом, великими літерами чи підкресленням. Запрошення на суто ділові заходи (з'їзди, конференції, форуми, симпозіуми, презентації) пишуть, здебільшого, на фірмових бланках, а з нагоди культурно-мистецьких заходів та різноманітних урочистостей виготовляють художньо оформлені, оздоблені бланки.
Реквізити:
- дата й час події;
- місце;
- порядок денний, тематика події;
- прізвища, ініціали доповідачів з кожного питання;
- прізвище, ініціали й телефон відповідальної особи;
- маршрут проїзду.
Запрошення підписується головою колегіального органу або керівником установи. Обсяг запрошення може бути різним. Якщо запрошуються шановані, вищі за службовим становищем особи, в тексті вживаються формули ввічливості та подяки за увагу.
ЗАПРОШЕННЯ
Вельмишановний Борисе Павловичу!
Запрошуємо Вас взяти участь у роботі міжнародного практичного семінару "Інноваційні технології навчання". Порядок денний:
Семінар відбудеться у к. 222 Київського національного торговельно-економічного університету (вул. Мілютенка, буд. 8) 17 січня 2008 року.
Початок о 10-й годині.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ