КОНТРОЛЬНА РОБОТА
з дисципліни "Кадрове діловодство"
ПЛАН
Список використаної літератури ........................................................ 12
Додаток. Форма трудового договору між працівником
і фізичною особою ............................................................................... 13
Підприємство можна розглядати як колектив, організацію людей, об'єднаних спільними цілями. Підприємство має певну структуру:
а) внутрішні зв'язки, що забезпечують взаємодію між керівництвом і структурними підрозділами чи працівниками;
б) зовнішні зв'язки з діловими партнерами, підприємствами, органами влади.
Зовнішні та внутрішні зв'язки підприємства можна розглядати як інформаційні.
З точки зору технології, управління підприємством являє собою процес отримання, обробки інформації, прийняття рішень та доведення їх до виконавців (передача інформації).
Найважливішою частиною управління є прийняття рішень. Для вироблення правильного рішення необхідна повна, оперативна та достовірна інформація. Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути достатнім для прийняття рішень. Інформація має бути оперативною, тобто такою, щоб за час її передачі та обробки стан справ не змінився. Достовірність інформації визначається мірою відповідності її змісту об'єктивному стану справ.
На робоче місце керівника підприємства чи виконавця інформація має надходити у формі, що полегшує її сприйняття та обробку.
Інформація - це відомості про навколишнє середовище, про процеси, що в ньому відбуваються і які сприймаються людиною чи спеціальними технічними засобами.
Існує велика кількість визначень поняття "інформація", кожне з яких використовується згідно з конкретними цілями та завданнями.
З точки зору змісту чи сфери діяльності, в якій використовується інформація, умовно її поділяють на управлінську, наукову, технічну тощо. Інформація використовується підприємствами для планування, організації, координації господарської діяльності.
Документальна фіксація інформації є обов'язковим елементом управлінської діяльності. Матеріальними носіями інформації, що фіксується, є документи.
Інформація, яка міститься в документах, необхідна для стабільної діяльності будь-якої організації, підприємства. На її основі приймаються відповідні управлінські рішення.
Документ - матеріальний об'єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді.
Саме слово документ перекладається з латинської мови як "спосіб доказу", "взірець". В українську мову це слово прийшло з російської: за часів Петра І документами почали називати ділові папери, що мали правове (юридичне) значення, тобто слугували доказом чиїхось прав, підтвердженням законності певних дій.
Згідно із Державним стандартом на термінологію діловодства та архівної справи, документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної діяльності і продукти розумової діяльності людини.
Як носій інформації документ є неодмінним елементом внутрішньої організації кожної установи, підприємства. Документи забезпечують взаємодію всіх підрозділів організації.
Комунікативна функція документів забезпечує і зовнішні зв'язки установ та підприємств.
Документи використовуються для передачі інформації в часі та просторі, тобто мають координуючу функцію.
Під час роботи з документами необхідно керуватись нормативними актами України, стандартами (ДСТУ), які передбачають складання документів за певними правилами, ведення номенклатури справ, створення архіву підприємства для забезпечення збереження найбільш цінних документів.
В управлінській діяльності використовують головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким письмовим способом - рукописним, машинописним, друкарським. Сукупність документів, оформлених згідно з визначеними правилами, називають управлінською документацією.
Управлінська документація являє собою систему документації, що забезпечує управлінські процеси в суспільстві, на підприємстві, в організації та установі.
Документи створюються через необхідність реалізації тієї чи іншої функції. В документі, як правило, переплітається велика кількість функцій: інформаційна, соціальна, комунікативна, управлінська, правова, облікова.
Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування та роботи з документами при виконанні управлінських функцій і включає всі види робіт з оформлення, виготовленн документів, оброблення вхідних та вихідних документів, контролю за їх виконанням.
До діловодства відносять документування процесу управління, документаційне забезпечення, роботу з готовими документами, які створені в даній установі або отримані ззовні.
Діловодство в організації встановлює загальні правила документування управлінської діяльності в структурних підрозділах і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву.
Ці правила визначають порядок ведення діловодства. Його положення поширюються на всю службову документацію, що створюється засобами обчислювальної техніки, при цьому комп'ютерні (автоматизовані) технології оброблення документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів. Визначається порядок ведення діловодства щодо документів з обмеженим доступом, а також діловодства у разі розгляду заяв, скарг та пропозицій.
Правила й рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розробляються згідно з вимогами основних положень Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Головного архівного управління щодо організації документального забезпечення.
Загальне керівництво роботою служби документального забезпечення здійснює керівник організації або один із його заступників згідно з розподілом службових обов'язків.
Відповідальність за організацію та ведення діловодства в апараті підприємства відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів, а також методичне керівництво діловодством у структурних підрозділах покладається па канцелярію. Вимоги керівника цієї служби з питань організації та ведення діловодства і роботи з документами є обов'язковими для всіх працівників апарату організації.
Відповідальність за додержання встановлених правил діловодства, стан діловодства в структурних підрозділах, а також за зберігання і використання документів, що знаходяться в структурних підрозділах на виконанні, до передачі їх на архівне зберігання, покладається на керівників структурних підрозділів.
Безпосереднє ведення діловодства у відповідних структурних підрозділах здійснюють діловоди (секретарі керівників, інспектори, офіс-менеджери).
При організації діловодства необхідно керуватись такими принципами:
- оперативність (швидка та чітка робота з документами), сучасне технічне оснащення (використання ПЕОМ, факсів, ксероксів, засобів малої оргтехніки, що полегшують роботу з документами, нумератори, степлери);
- доцільність усіх діловодних операцій (кожен вид роботи з документами повинен бути необхідним у діяльності підприємства);
- вміле поєднання документального забезпечення управління з бездокументальним.
Документування - це процес створення документів.
Документування інформації є обов'язковою умовою віднесення інформації до інформаційних ресурсів. Документування інформації здійснюється в порядку, який визначається органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів.
Документування включає такі операції:
1) підготовка документів;
2) складання документів;
3) узгодження документів;
4) оформлення документів;
5) виготовлення документів.
На підприємстві повинен бути встановлений єдиний порядок (єдині вимоги) щодо складання документів та роботи з ними. Цей порядок може бути закріплений інструкцією з діловодства (документального забезпечення управління підприємством) або доведений до співробітників у вигляді спеціальних інструктажів, практичних занять і відповідати критеріями оцінки якості документування систем управління.
Використання стандартів під час документування має на меті забезпечити юридичну силу документів, сприяти їх оперативному виконанню з наступним використанням у довідкових та наукових цілях, створити передумови для автоматизованої обробки інформації, що в них міститься, оперативного її пошуку, скоротити затрати праці та коштів на документування та оброблення документів.
Враховуючи рекомендації стандартів, можна створити альбом (справу, файл) зразків документів, що найчастіше використовуються в практичній діяльності підприємства, які потім будуть використовувати працівники підприємства.
Робота з документами підприємства складається з таких етапів:
1) приймання;
2) розподіл;
3) контроль виконання;
4) довідкова робота;
5) формування справ;
6) передархівна обробка;
7) використання;
8) зберігання документів.
Ступінь досконалості технологічної схеми роботи з документами визначається оперативністю пересування та виконання документів й ефективністю забезпечення керівництва підприємства документованою інформацією.
Наказ - це розпорядчий документ, який видається керівником установи або його заступником.
Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення з посади, що обіймається, переміщення працівників в межах підприємства, установи, організації, а також відрядження, відпустки, різні заохочення і дисциплінарні стягнення.
У заголовку такого наказу вказується: "Щодо особового складу".
Реквізити наказу такі:
1) назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника;
2) назва виду документа;
3) назва місця видання наказу;
4) номер;
5) дата підписання;
6) короткий зміст наказу (заголовок);
7) текст наказу;
8) підстава для складання;
9) підпис керівника підприємства (установи).
Наказ повинен також мати позначення про безпосереднього виконавця (його прізвище та ініціали, посада, номер телефону), а також візи посадових осіб, з якими погоджено проект наказу (наприклад, голова профспілкового комітету).
Окремі пункти наказу починаються з дієслів в наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити та ін.). Вони пишуться великими літерами.
Наприкінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання.
Накази щодо особового складу, переважно, мають лише розпорядчу частину. Починати її рекомендується з прізвища, імені та по батькові працівника, якого стосується наказ.
Після цього зазначається посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд), назва структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом.
Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава складання наказу.
Проект наказу, якщо це потрібно, погоджується з відповідними посадовими особами. Їх коло встановлює керівник підприємства, установи, організації.
Після підписання наказу керівником він реєструється у книзі реєстрації наказів.
Прийняття громадян на роботу за контрактом оформляється виданням наказу, в якому зазначаються: прізвище, ім'я та по батькові працівника, посада (спеціальність, кваліфікація, категорія, розряд прописом), структурний підрозділ, специфічні умови (з повною матеріальною відповідальністю, за сумісництвом, зі строком випробування один місяць, на 0,5 ставки посадового окладу тощо).
Наказ оголошується працівнику під підпис.
1) використовувати найману працю;
2) укладати трудовий договір про таке ...;
3) укладати на невизначений строк;
4) укладати на визначений строк;
5) встановлювати за погодженням сторін;
6) укладати на час виконання певної роботи;
7) визначатися за згодою сторін;
8) не нижче законодавчо встановленого розміру мінімальної заробітної плати;
9) забезпечувати безпечні й нешкідливі умови праці;
10) відповідно до вимог нормативних актів;
11) встановлювати сумарний облік робочого часу;
12) за згодою сторін;
13) про що сторони сповіщають одна одну;
14) підлягати компенсації відповідно до чинного законодавства;
15) щорічна оплачувана відпустка;
16) набирати чинності;
17) фактичне допущення працівника до роботи;
18) спір про визнання трудового договору недійсним;
19) автентичний примірник;
20) ознайомлювати з порядком.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ