КОНТРОЛЬНА РОБОТА
з дисципліни "Кадрове діловодство"
Ринкова економіка передбачає існування конкуренції. За таких умов дуже важливо зберігати відомості, що стосуються комерційної таємниці (КТ) підприємства.
Цінність науково-технічної інформації призвела до того, що наукові дослідження, розробки і найновіші технології та інновації, наприклад у США, були віднесені до сфери посиленої охорони і багато фірм створили свої служби безпеки, до функцій яких, разом з охороною рухомого і нерухомого майна, входять попередження і запобігання розголошенню секретів фірми.
Комерційна таємниця - це та виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша документована інформація, що використовується для досягнення комерційної мети (отримання прибутку, запобігання збитку, отримання добросовісної переваги над конкурентами), яку підприємець вважає конфіденційною.
До конфіденційних (секретних) відносяться відомості про прибуток фірми, ідеї, відкриття, винаходи, технології, індивідуальні деталі комерційної діяльності, що дають можливість успішно конкурувати та ін.
Суть поняття комерційної таємниці полягає в таких положеннях:
- це будь-яка ділова інформація, що має дійсну або потенційну цінність для підприємства з комерційних причин, просочення якої може завдати шкоди підприємству;
- вона не є загальновідомою або загальнодоступною на законних підставах;
- ці відомості відповідним чином позначені, і фірма здійснює належні заходи щодо збереження і конфіденційності;
- ця інформація не є державним секретом (поняття державної таємниці дане в статті 1 розділу 1 Закону України "Про державну таємницю" від 21.01.94 р.) і не захищається авторським і патентним правом;
- ця інформація не стосується негативної діяльності підприємства, яка може завдати шкоди суспільству (порушень законів і неефективної роботи, адміністративних помилок, забруднення навколишнього середовища тощо).
Конфіденційна інформація - це відомості, що знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні, окремих фізичних чи юридичних осіб і поширюються за їх бажанням відповідно до передбачених умов.
Умови віднесення тієї чи іншої інформації до конфіденціальної визначаються відповідним законодавством. Такими є:
- дійсна або потенційна комерційна цінність інформації через незнання її третіми особами;
- відсутність вільного доступу до цієї інформації на законних підставах;
- вжиття власником інформації необхідних заходів для збереження її конфіденційності.
Забезпечення збереження КТ комерційного підприємства потребує дотримання таких умов:
- визначення відомостей, що становлять конфіденціальну інформацію підприємства;
- забезпечення порядку та умов для їх захисту.
Якщо ці вимоги не дотримуються, то у підприємства немає законних підстав для притягнення до відповідальності працівників, які розголосили чи передали інформацію, що становить КТ.
Відомості КТ підприємства умовно можна поділити на дві групи:
- науково-технічна (технологічна) інформація;
- ділова інформація.
До науково-технічної (технологічної) інформації належать дані про конструкцію машин і устаткування; креслення, схеми, конструктивні матеріали, рецептури, методи і способи виробництва, нові технології, напрями модернізації відомих технологій, процесів і устаткування, програмне забезпечення для ПЕОМ.
З правової точки зору комерційна таємниця є засобом захисту від недобросовісної конкуренції в рамках реалізації права на інтелектуальну власність. Це загальновизнане у світі положення випливає із змісту пункту VІІ статті 2 Конвенції 1967 року, що утверджувала Всесвітню організацію інтелектуальної власності, учасником якої був і колишній СРСР.
Згідно з законодавством України передбачена кримінальна, адміністративна, цивільно-правова та інша відповідальність не лише за розголошення, а й за незаконне збирання з метою використання або використання відомостей, що становлять комерційну таємницю/
У статті 47 розділу ІV Закону України "Про інформацію" говориться:
"Порушення законодавства України про інформацію тягне дисциплінарну, громадсько-правову, адміністративну чи кримінальну відповідальність згідно з законодавством України".
Відповідальність за порушення законодавства про інформацію несуть особи, що винні у скоєнні таких порушень:
- необгрунтована відмова від надання відповідної інформації;
- надання інформації, що не відповідає дійсності;
- умисне приховування інформації;
- розголошення державної або іншої таємниці, що охороняється законом, особою, яка повинна зберігати таємницю;
- порушення порядку збереження інформації.
Склад і обсяг відомостей, що становлять КТ підприємства, строки конфіденційності, порядок захисту і допуску до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначає керівник. Керівник може залучити для здійснення цієї роботи фахівців аналітиків.
Органи державної влади і місцевого самоврядування не мають права втручатися в охорону комерційної таємниці підприємства, за винятком випадків, передбачених законом.
Основна мета охорони конфіденційної інформації в тому, щоб вона не потрапила до конкурентів. У ряді випадків потрібна охорона і чужих комерційних таємниць, які можуть бути повідомлені підприємству іншими особами, організаціями. Відсутність такого захисту може позбавити фірму вигідних партнерів, клієнтів.
Забезпечення захисту КТ передбачає:
1) визначення правил віднесення інформації до КТ;
2) розробку і доведення до осіб, які допущені до відомостей, що становлять КТ, інструкцій за дотриманням режиму конфіденційності;
3) обмеження доступу до носіїв інформації з КТ;
4) таке ведення діловодства, яке забезпечує виділення, облік і збереження документів з КТ;
5) використання організаційних, технічних та інших засобів захисту конфіденційності документів;
6) здійснення контролю за дотриманням режиму охорони КТ.
Для збереження доступу до інформації КТ керівник видає спеціальний наказ про введення "Переліку відомостей, що містять КТ підприємства", заходів з охорони цих відомостей, встановлення кола осіб, які мають доступ до такої інформації, правил роботи з документами, позначеними грифом "КТ".
Співробітники підприємства повинні під розписку ознайомитися з наказом і додатками до нього. Інколи порядок забезпечення КТ обумовлюється в трудовому контракті з працівником.
У випадку необхідності такий список може бути продовжений і також завірений підписом керівника з проставленням нової дати. Якщо відомості із "Переліку ..." переносяться в документи, то документи стають конфіденційними, і від того, як буде організована робота з ними, багато в чому залежить успішна робота підприємства.
Ведення діловодства, що забезпечує облік і збереження документів КТ, передбачає виконання ряду рекомендацій. Наказом керівництва також може бути обумовлена конфіденційність відомостей, права підприємства щодо них, порядок їх використання тощо.
Наприклад, якщо КТ є результатом спільної діяльності з іншим підприємством, то необхідність її збереження повинна бути відображена в контракті. У випадку відсутності грифу "КТ" і посилань на конфіденційність у тексті, вважається, що автор і особи, які підписали або затвердили цей документ, передбачили всі можливі наслідки від вільної (без обмеження доступу) роботи з документом. На документі з грифом "КТ" ("Конфіденційно") вказується кількість примірників документа і місце знаходження кожного з них.
На звороті або в резолюції документа з грифом "КТ" керівник пише прізвище тих посадових осіб, яким дозволено користуватися цим документом.
Друкування документів з грифом "КТ" здійснюється централізовано, у спеціально відведеному для цього приміщенні або на робочому місці, куди заборонено вхід стороннім.
Віддруковані і підписані документи передаються для реєстрації посадовій особі, яка відповідає за їх облік. Чернетки і варіанти документа знищуються цією особою з підтвердженням факту знищення записом на копії вихідного документа.
Усі документи з конфіденційною інформацією повинні реєструватися окремо від решти документів у "Журналі реєстрації документів з грифом "КТ". При значному обсязі документів можуть заводитися журнали окремо для вхідних, вихідних і внутрішніх документів підприємства з грифом "КТ". Всі аркуші журналів при цьому нумеруються, прошиваються і опечатуються.
Документи з грифом "КТ" приймаються і відсилаються спеціально виділеною посадового особою або секретарем-референтом, якщо йому надається таке право. При надходженні обов'язково перевіряються кількість аркушів і примірників основного документа і додатків до нього. У випадку відсутності чи неповної комплектності в. конвертах документів з грифом "КТ" складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові.
Документи з грифом "КТ" формуються в окрему справу. На обкладинці справи у правому куті ставиться гриф "КТ". На внутрішній стороні обкладинки справ пишеться список працівників, які мають право користуватися цією справою. Всі аркуші справи нумеруються простим олівцем у правому верхньому куті. Зберігаються такі справи у сейфі, що опечатується відповідальним за зберігання документів з грифом "КТ". Інші працівники підприємства не повинні мати права доступу до цього сейфу.
Обіг (видача і повернення) документів з грифом "КТ" відображається в "Журналі обліку видачі документів з грифом "КТ". Видані для роботи конфіденційні документи повертаються секретарю-референту того ж дня. З дозволу керівництва підприємства окремі документи з грифом "КТ" можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання роботи з ними. Але при цьому повинні дотримуватися умови повного забезпечення збереження документів на робочому місці виконавця (наявність сейфа). При поверненні документів з грифом "КТ" секретар-референт звіряє номер документа з журналом, перевіряє кількість аркушів і в присутності виконавця ставить у графі "Відмітка про повернення" свій підпис і дату повернення документа.
Передача документів і справ іншим співробітникам підприємства, які мають доступ до цих документів, здійснюється лише через секретаря-референта з обов'язковим записом у журналі.
Документ з грифом "КТ" забороняється виносити із офісу. Тільки у виняткових випадках керівник або його заступник можуть дати на це дозвіл окремому співробітникові для погодження, підпису і т.ін. за умов вжиття необхідних заходів збереження документа.
На підприємстві повинні дотримуватися суворого порядку розмноження документів з грифом "КТ". Копії з них знімаються лише з дозволу керівництва у спеціально обладнаному для цього приміщенні. Всі копії враховуються, загальна кількість примірників максимально обмежується, кожен примірник готується для попереднього визначеного адресата або виконавця. Розмноження документів здійснюється у присутності особи, відповідальної за документ. Браковані копії підлягають негайному знищенню.
Усі справи з грифом "КТ" обов'язково вносяться до номенклатури підприємства.
По закінченню календарного року спеціально створена комісія виконує такі роботи:
- перевіряє наявність усіх документів з грифом "КТ";
- відбирає документи з грифом "КТ" для архівного зберігання;
- відбирає документи з грифом "КТ" для знищення.
Перевірка наявності документів з грифом "КТ" за рішенням керівництва підприємства може здійснюватися з іншою періодичністю, наприклад після закінчення кварталу. При втраті конфіденційного документа про це негайно інформується керівник підприємства. Вживаються всі заходи, щоб розшукати документ.
Для розслідування факту втрати керівник підприємства створює спеціальну комісію. У випадку, коли розшук не дав позитивних наслідків, складається акт, а до "Журналу реєстрації" вноситься про це відповідний запис.
При звільненні з роботи співробітника, відповідального за документи з грифом "КТ", здійснюється перевірка наявних документів, які передаються заново призначеній для цього особі. Про це складається акт приймання-передачі, що затверджується керівником підприємства або його заступником.
На особу, яку на підприємстві було допущено до КТ і яка звільнилася з роботи, зобов'язання про нерозголошення конфіденційної інформації поширюється ще протягом двох років після звільнення, якщо інший термін не був обумовлений трудовим контрактом.
При передачі справ до архіву на документи з грифом "КТ" складається окремий опис. Архівне зберігання таких документів здійснюється в опечатаних коробках у приміщенні, куди забороняється несанкціонований доступ.
На документи з грифом "КТ", що відібрані для знищення, складається акт. Процес знищення відбувається в присутності комісії. При цьому робиться все залежне, щоб була виключена можливість поновлення наявної в цих документах інформації.
Відомості, що не становлять комерційної таємниці:
- установчі документи, або документи, що дозволяють займатися підприємницькою чи господарською діяльністю і її окремими видами ;
- інформація за всіма встановленими формами державної звітності;
- дані, необхідні для перевірки обчислення і сплати податків та інших обов'язкових платежів;
- відомості про кількість і склад працюючих, їх заробітну плату в цілому і за професіями та посадами, а також наявність вільних робочих місць;
- документи про сплату податків і обов'язкових платежів;
- інформація про забруднення навколишнього природного середовища, недотримання безпеки умов праці, реалізації продукції, що завдає шкоди здоров'ю;
- документи про платоспроможність;
- відомості про участь посадових осіб підприємства в кооперативах, малих підприємствах, об'єднаннях та інших організаціях, що займаються підприємницькою діяльністю;
- відомості, які відповідно до чинного законодавства, підлягають оголошенню.
Згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 9 серпня 1993 року, підприємства зобов'язані передавати перераховані відомості органам державної виконавчої влади, контролюючим і правоохоронним органам, іншим юридичним особам відповідно до діючого законодавства, за їх вимогою.
Доповідна записка - це документ на ім'я керівника установи, у якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов'язань.
Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. Наприкінці подаються висновки й пропозиції.
Реквізити:
Зразок:
Запорізька міська рада
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
25.12.07 № 134-12/288
Про стан впровадження державної мови в Запорізькій області
Аналіз виконання обласної Програми розвитку та функціонування української мови свідчить, що мережа дошкільних закладів з українською мовою навчання і виховання зросла на 163, загальноосвітніх закладів - на 159, професійно-технічних - на 45.
У кожному місті і районі області розроблені і затверджені в установленому порядку відповідні програми розвитку і функціонування української мови на 2004-2010 роки.
Разом з тим показники програми щодо охоплення учнів шкіл навчанням державною мовою на сьогодні виконуються не повністю. Як свідчить аналіз, планові завдання трьох років виконанні і перевиконанні лише в 9 містах і районах області.
В інших містах і районах області поширення державної мови в навчальних закладах ще не набуло необхідних темпів.
З метою подальшого розвитку і функціонування державної мови, збереження і збагачення духовних, культурних та наукових надбань, вирішення мовних проблем у регіоні, відповідно до Конституції України, колегія облдержадміністрації рекомендує міським головам та головам райдержадміністрацій розглянути на засіданнях виконкомів міських рад стан виконання Програми, сприяти активізації процесу роз'яснення мовного законодавства серед населення, посилити контроль щодо дотримання принципу наступності в навчанні між освітніми ланками, приведення шкіл з українською мовою навчання у відповідність з їх статусом.
Голова комісії (підпис) О. Б. Ратушний
Довідка - це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.
Довідки можуть бути особисті й службові. Особисті довідки підтверджують той чи інший юридичний факт конкретної особи. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких від руки заповнюються тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди).
Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи, і вони повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу чи всієї установи. Укладання таких довідок потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, грунтовного їх аналізу.
Службові довідки поділяються на зовнішні й внутрішні. Зовнішні довідки укладаються для подання до іншої, зазвичай вищої, установи і підписуються керівником організації та завіряються печаткою. Внутрішні довідки укладаються для подання керівництву організації або на розгляд колегіального органу й підписуються тільки укладачем та не завіряються печінкою.
Довідка містить такі обов'язкові реквізити:
Мовні звороти:
1) складати довідку;
2) містити відомості про ....;
3) видавати довідку в тому, що ...;
4) подавати довідку до ....;
5) видавати довідку для подання до ...;
6) працювати на посаді;
7) обіймати посаду;
8) працювати за контрактом;
9) посадовий оклад;
10) засвідчувати довідку.
Зразок
Товариство з обмеженою відповідальністю "Хвиля"
ДОВІДКА
17.12.07 № 176 м. Запоріжжя
Жовтоногову Максиму Івановичу в тому, що він дійсно працює на посаді начальника відділу кадрів з 14 вересня 2005 р. Його посадовий оклад складає 600 грн. на місяць.
Видано для подання до райдержадміністрації Хортицького району
м. Запоріжжя.
Директор ТОВ "Хвиля" підпис Ю. Р. Войтенко
Секретар підпис Д. Р. Самойлова
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ