КОНТРОЛЬНА РОБОТА
з дисципліни "Кадрове діловодство"
Кадрова документація містить інформацію про особовий склад підприємства: найм і призначення на посади, навчання, оцінювання, атестацію, надання відпусток, заохочення, переведення, звільнення тощо.
Кадрова документація є іменною, вона стосується конкретних працюючих громадян.
Службові документи з кадрового складу супроводжують людину з початку її трудової діяльності до виходу на пенсію. Вони є підставою для надання документів, що засвідчують посаду, фах, а також слугують основою для надання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги.
Кадрова документація, з метою її вивчення, використання та зберігання класифікується за окремими ознаками.
За функціями кадрові документи поділяють на:
- організаційні;
- довідково-інформаційні;
- розпорядчі;
- особисті;
- особові;
- облікові.
Організаційні документи
До організаційних документів належать загальні документи, що регламентують організацію роботи з кадрами у суб'єкта господарювання. Це:
- колективний договір;
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- положення: про відділ кадрів, про проходження атестації, про конкурсний відбір;
- інструкція з діловодства, інструкція по роботі із заявами громадян, посадові інструкції тощо.
Довідково-інформаційні документи
Документи, які надають поточну інформацію - доповідні та службові записки, списки, звіти, зведення тощо складають групу довідково-інформаційних документів.
Розпорядчі документи
До розпорядчих документів належать накази керівника про зарахування на посаду, переміщення, звільнення працівників, заохочення та дисциплінарні стягнення, проходження атестації, зарахування до резерву кадрів тощо.
Особисті документи
До групи особистих документів відносяться документи, що належать працівникам. Вони містять інформацію, яку працівник повідомляє про себе під час прийняття на роботу, а також при переміщеннях.
Такими документами є трудова книжка, вкладиш до неї, паспорт, військовий квиток, диплом, свідоцтво про освіту, дипломи про наукові ступені тощо. Із цих документів у відділах кадрів в оригіналі залишається лише трудова книжка, по всіх інших документах подаються копії.
До особистих документів також належать: посвідчення, перепустка, посвідчення про відрядження, сертифікат про підвищення кваліфікації тощо.
Від особистих слід відрізняти особові документи. Це документи, які працівник готує власноручно: заяви про прийом на роботу, про звільнення або переведення, особовий листок, автобіографія, а також документи про призначення нагороджень тощо.
Облікові документи
Групу облікових документів складають документи, що накопичують інформацію про первинну реєстрацію і наступне оновлення відомостей про склад і переміщення кадрів. Серед них виділяють первинні і похідні.
Облікові первинні документи слугують для накопичення інформації по кожній конкретній особі: особова картка (П-2), документи особової справи, картка спеціаліста тощо.
Облікові похідні - книжкові (журнальні) форми реєстрації облікових даних, в яких формується зведена інформація по підприємству. Це:
- штатна посадова та алфавітна книги;
- книга обліку осіб, зарахованих до кадрового резерву;
- книга обліку трудових книжок;
- журнали обліку відпусток; дисциплінарних стягнень; обліку прийняття, переміщення, звільнення тощо.
Стисло охарактеризуємо деякі види кадрових документів.
Організаційні документи надають інформацію про організацію праці та її оплати на підприємстві в цілому, а також про організацію, регламентацію роботи конкретних осіб.
До першої групи документів належать: колективний договір, правила внутрішнього трудового розпорядку та інші документи.
До другої групи відносять у першу чергу посадові інструкції.
Посадові інструкції слугують дієвим засобом управління, виконують організаційну, регламентуючу і регулятивну роль. Вони дають змогу раціонально розподілити обов'язки між працівниками, чітко визначити вимоги до них, наділяти їх необхідними правами, підвищувати відповідальність за доручену роботу. Порівнюючи фактичну роботу з завданнями, що передбачені посадовими інструкціями, можна об'єктивно оцінити діяльність кожного працівника.
Посадові інструкції є нормативною основою для застосування до працівників заходів впливу.
Важливе значення посадова інструкція має і для самого працівника, оскільки він, ознайомившись з положеннями посадової інструкції, знатиме, яких дій від нього очікують, за якими критеріями оцінюватимуть результати його праці, бачитиме орієнтири для підвищення рівня кваліфікації в межах своєї професії та займаної посади.
Участь в обговоренні посадової інструкції дає можливість працівникові впливати на організацію, умови, критерії оцінки його праці.
Відповідно до статті 29 КЗпПУ до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов'язаний роз'яснити працівникові його права і обов'язки. Посадова інструкція і є тим документом, у якому визначено завдання та обов'язки працівника, його права та відповідальність.
Посадові інструкції розробляють для керівників, спеціалістів, фахівців і технічних службовців на основі кваліфікаційних характеристик професій, згрупованих за галузевими ознаками згідно з Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників, з урахуванням конкретних завдань та обов'язків, функцій, прав, відповідальності працівників, а також особливостей структури та штатного розкладу підприємства (установи, організації).
Для робітників у разі потреби розробляють робочі інструкції.
Як правило, посадові інструкції розробляються керівниками структурних підрозділів спільно з працівниками кадрового підрозділу, погоджуються з юридичним відділом, профспілковим комітетом або іншим, уповноваженим на представництво трудовим колективом, органом та затверджуються керівником підприємства в установленому порядку. Обов'язковим є доведення посадової інструкції до відома працівника під розписку.
Під час розроблення посадових інструкцій слід забезпечити єдиний підхід до викладу змісту, структури розділів і послідовності їх розміщення. Інструкції мають містити повний перелік завдань, обов'язків та повноважень працівників, а також обумовлювати їх відповідальність, у тому числі щодо охорони праці, безпечного ведення робіт, а в разі потреби - містити необхідні пояснення.
Згідно зі статтею 64 Господарського кодексу України підприємство може складатися з виробничих структурних підрозділів (виробництв, цехів, відділень, дільниць, бригад, бюро, лабораторій тощо), а також функціональних структурних підрозділів апарату управління (управлінь, відділів, бюро, служб тощо).
Функції, права та обов'язки структурних підрозділів підприємства визначаються положеннями про них, які затверджуються в порядку, визначеному статутом підприємства або іншими установчими документами.
Тобто Положення про структурний підрозділ - це документ, який визначає роль та місце структурного підрозділу в системі управління підприємством і призначений для нормативно-правової регламентації діяльності цього підрозділу.
Іноді помилково вважають, що за наявності Положення про структурний підрозділ (управління, відділ, службу тощо) не потрібно розробляти посадову інструкцію начальника цього структурного підрозділу.
Положення про структурні підрозділи і посадові Інструкції для керівників структурних підрозділів - це обов'язкові нормативні організаційно-розпорядчі документи, які виконують різні регулятивні функції. Вони не взаємозамінні, а взаємопов'язані та взаємодоповнюючі.
Для розроблення посадових інструкцій на підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності і господарювання та видів економічної діяльності не потрібно шукати типові посадові інструкції, оскільки на державному рівні такі документи не розробляються.
Для цього слід використовувати відповідні кваліфікаційні характеристики професій працівників, затверджені в установленому порядку, загальні положення Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників та внутрішні документи підприємства, установи, організації: структуру і штатний розклад,
До розпорядчих документів з особового складу належать накази, що регламентують прийняття найманих працівників на роботу, їх переміщення на інші посади, звільнення, надання різного роду відпусток, заохочення, накладання стягнень тощо.
На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів і особового складу. На підприємствах із невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу. Перевагу віддають варіантові поздовжнього розташування реквізитів.
Наказ - це розпорядчий документ, який видається керівником установи або його заступником.
Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення з посади, що обіймається, переміщення працівників в межах підприємства, установи, організації, а також відрядження, відпустки, різні заохочення і дисциплінарні стягнення.
У заголовку такого наказу вказується: "Щодо особового складу".
Реквізити наказу такі:
1) назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника;
2) назва виду документа;
3) назва місця видання наказу;
4) номер;
5) дата підписання;
6) короткий зміст наказу (заголовок);
7) текст наказу;
8) підстава для складання;
9) підпис керівника підприємства (установи).
Наказ повинен також мати позначення про безпосереднього виконавця (його прізвище та ініціали, посада, номер телефону), а також візи посадових осіб, з якими погоджено проект наказу (наприклад, голова профспілкового комітету).
Окремі пункти наказу починаються з дієслів в наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити та ін.). Вони пишуться великими літерами.
Наприкінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання.
Накази щодо особового складу, переважно, мають лише розпорядчу частину. Починати її рекомендується з прізвища, імені та по батькові працівника, якого стосується наказ.
Після цього зазначається посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд), назва структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом.
Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава складання наказу.
Проект наказу, якщо це потрібно, погоджується з відповідними посадовими особами. Їх коло встановлює керівник підприємства, установи, організації.
Після підписання наказу керівником він реєструється у книзі реєстрації наказів.
НАКАЗ № 209
12.01.2007 р. м. Запоріжжя № 23-к
У зв'язку із затвердження зборами трудового колективу ВАТ "Хвиля" Правил внутрішнього трудового розпорядку підприємства, розроблених відповідно до чинного законодавства України, які регулюють трудові відносини між власником і працівниками ВАТ "Хвиля", сприяють виконанню основних завдань і функції, підвищенню ефективності та якості роботи, зміцненню трудової і виробничої дисципліни, раціональному використанню режиму робочого часу
ВСТАНОВИТИ:
1.1 "Правила внутрішнього розпорядку ВАТ "Хвиля" з 20 січня 2007 р.
Підстава: протокол зборів трудового колективу ВАТ "Хвиля" від 10.01.2007 р.
1.2 Питання, пов'язані із застосуванням цих Правил, вирішуються директором ВАТ "Хвиля" у межах наданих йому прав, а у випадках, передбачених чинним законодавством України, - і цими Правилами.
Керівник (підпис) (розшифровка підпису)
Візи
Автобіографія - це документ, у якому особа власноручно у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності.
Реквізити:
- прізвище, ім'я, по батькові;
- дата народження;
- місце народження;
- відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися);
- відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад);
- короткі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).
Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу.
Існують:
а) автобіографія-розповідь, яку укладають в описовій (довільній) формі;
б) автобіографія-документ, у якій точно викладають основні факти;
в) автобіографія-документ спеціального призначення, у якій детально викладаються факти життя та діяльності як укладача, так і його родичів. Наприклад, зазначається точний термін (день і місяць) навчання чи роботи; причини зміни місця навчання чи роботи; дівоче прізвище (матері, дружини, матері дружини), теперішнє місце перебування родичів; паспортні дані укладача тощо.
Мовні звороти:
1) складати автобіографію;
2) народитися у сім'ї;
3) піти до ... класу середньої школи;
4) закінчити середню школу у ...;
5) проходити військову строкову службу;
6) працювати на посаді ....;
7) вступити на денне (заочне) відділення інституту;
8) перейти на іншу службу;
9) притягатися до кримінальної (адміністративної відповідальності
10) проживати за адресою.
АВТОБІОГРАФІЯ
Я, Альошин В'ячеслав Вікторович, народився 05 листопада 1984 року в м. Запоріжжі у сім'ї службовця.
У 1991 році пішов до першого класу середньої загальноосвітньої школи № 5 м. Запоріжжя, яку закінчив у 2005 році.
З 2002 по 2004 рік проходив строкову військову службу в ракетно-артилерійських військах України в м. Севастополі. Після закінчення служби протягом чотирьох місяців вчився в школі міліції у м. Винниці.
У 2005 році вступив на заочне відділення Запорізького юридичного інституту МВС України. У цьому ж році перейшов на службу до спецпідрозділу "Беркут" УМВС України в Запорізький області.
Батько, Альошин Віктор Олексійович, 1960 р.н., працює водієм у таксомоторному парку.
Мати, Альошина Тетяна Миколаївна, 1964 р.н., є заступником директора ЗАТ ТМО "Запоріжжя".
Ні я, ні мої рідні до кримінальної та адміністративної відповідальності не притягувалися.
Моя адреса: 69104, м. Запоріжжя, вул. Артема, 67, кв. 149.
Домашній телефон: 272-12-83.
(підпис) 08.07.2007
Список використаної літератури