КОНТРОЛЬНА РОБОТА
з дисципліни "Кадрове діловодство"
На основі номенклатури справ в кінці календарного року відпрацьовані документи перед тим, як їх віддадуть на зберігання або знищення, переглядають, сортують, проводять експертизу їх цінності й відібрані для збереження формують у справи.
Формуванням справ називається процес віднесення документів до певної справи і систематизація їх всередині справи.
При формуванні документів у справу використовують такі ознаки заведення справи.
Основою для групування документів за номінальною ознакою є назва їх різновиду. Наприклад: накази, протоколи, вказівки, акти, довідки та ін.
При формуванні документів у справи за предметно-адресною ознакою за основу беруть їх зміст. Наприклад: "Документи з питань поліпшення якості продукції (акти, довідки, рекламації, доповідні записки)".
Авторська ознака передбачає групування в справи документів одного автора. Наприклад: "Протоколи виробничих нарад підприємства .... за 2007 рік".
Для комплектації листування використовують кореспондентську ознаку. При цьому в заголовку справи вказується кореспондент, з яким ведеться листування, і розкривається зміст питання. Наприклад: "Листування з фірмою ... про взаємовигідні розрахунки за 2007 рік".
Об'єднання в одній справі документів кількох кореспондентів здійснюється за географічною ознакою. Наприклад: "Листування з підприємствами Донецької області за 2007 рік".
Групування документів за певний період здійснюється за хронологічною ознакою. Наприклад: "Квартальні звіти з основної діяльності підприємства і капіталовкладень".
Планово-звітні документи групуються в справи за номінальною, авторською, предметно-питальною і хронологічною ознаками.
Справи формуються відповідно до номенклатури справ підприємства.
Формування справ грунтується також на нормах, які передбачають:
- оперативність обробки і пошуку документів;
- надійність максимального документаційного обслуговування;
- зберігання документів.
Формування документів у справи повинно здійснюватися централізовано за місцем їх реєстрації.
Формування справ здійснює канцелярія або секретар офісу. Контроль за формуванням справ передбачає участь керівника, завідувача архіву або службової особи, призначеної здійснювати загальний нагляд за діловодним процесом (секретар-референт).
Формування справ повинно здійснюватися з дотриманням певних вимог, які передбачають чіткість та злагодженість усіх послідовних етапів групування документів.
Вимоги та правила до формування справ є такими.
- внутрішній опис документів;
- заяви про прийняття на роботу;
- заяви про звільнення;
- автобіографії;
- виписки з трудової книжки;
- додатки до особових справ.
В деяких організаціях для полегшення роботи при розподілі та групуванні документів розробляється класифікатор документів.
Класифікатор документів - це розроблена в даній установі схема класифікації документів з питань діяльності з метою підвищення оперативності, чіткого розподілу інформації, економії праці за рахунок використання інформаційно-довідкового апарату та каталогу документів.
Класифікатори бувають структурні та виробничо-галузеві.
Рубрики структурного класифікатора - це найменування підрозділів, які розташовуються за порядком. Наприклад: управління, відділ, сектор.
Рубрики виробничо-галузевого - це назва галузі, виробництва, питань діяльності. Цей класифікатор більш зручний і оперативний.
Критерій вибору класифікатора - власне забезпечення інформаційних потреб закладу для оперативних рішень.
Готуючи класифікатор, необхідно чітко класифікувати рубрики, щоб надалі не вийшло плутанини з віднесенням інформації до розділів. При поділі на рубрики необхідно дотримуватися логічного ділення, членування.
По-перше, групи понять повинні містити максимальні поняття про них.
По-друге, ряд понять слід ділити тільки за однією суттєвою ознакою.
Загалом наявність класифікатора не обов'язкова, але переваги її функціонування очевидні.
Документи підприємства надалі або залишаються на тривале чи короткотермінове архівне зберігання, або підлягають знищенню.
Процес відбору документів називається експертизою їх цінності. Експертиза цінності проводиться центральною експертною комісією (ЦЕК) або тимчасово діючою експертною комісію (ТЕК), яка призначається керівником підприємства і діє на підставі Положення про Архівний фонд України.
Експертна комісія є дорадчим органом, рішення якого вступають в силу після затвердження їх керівником підприємства. Експертна комісія призначається наказом керівника підприємства і складається з найбільш кваліфікованих спеціалістів під головуванням одного з провідних працівників. У склад комісії обов'язково входить секретар (секретар-референт, зав. архіву).
Експертна комісія:
1) щороку відбирає документи підприємства для подальшого зберігання чи знищення, здійснює контроль за організацією роботи з документами в апараті підприємства;
2) вносить пропозиції про затвердження і подання на затвердження в установленому порядку зведених описів справ (річних розділів) постійного і описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, в тому числі з особового складу, актів про виділення до знищення документів, терміни яких закінчилися;
3) бере безпосередню участь у підготовці і розгляді номенклатури справ підприємства, експертизі цінності і підготовці документів до подальшого зберігання;
4) виносить на розгляд керівництва підприємства пропозиції про зміну термінів зберігання окремих видів документів, встановлених діючими переліками, і визначення термінів зберігання документів, не передбачених переліками.
Експертна комісія може вимагати від керівництва підприємства пошуку відсутніх справ, які підлягають передачі їх на зберігання, і письмового подання у випадку їх втрати.
Експертна комісія повинна працювати за планом, затвердженим керівником підприємства, і звітувати перед ним про свою роботу.
Рішення експертної комісії приймаються більшістю голосів. Засідання експертної комісії протоколюються.
Експертна комісія працює в кілька етапів:
- проводить експертизу наукової і практичної цінності документів;
- допомагає в оформленні справ;
- контролює опис документів постійного та тривалого зберігання;
- контролює стан зберігання документів;
- контролює передачу документів на зберігання у відомчий архів.
Експертиза цінності здійснюється на основі принципу особливості документів за внутрішніми та зовнішніми критеріями оцінки.
Критерії оцінки внутрішніх ознак:
- місце і роль організації або автора документа;
- вагомість організації (автора) в єдиному організмі держави;
- час створення документа;
- значення події, відображеної в документі;
- значення самої інформації;
- цільове призначення документа;
- вид або різновид документа.
Критерії оцінки зовнішніх ознак:
- юридична достовірність документальних реквізитів (підпис, відтиск печатки, дати);
- особливості тексту документа;
- матеріальна основа документа (матеріальний носій - фактура);
- фізичний стан документа.
Експертиза цінності документів постійного та тимчасового зберігання проводиться щорічно.
За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного та тимчасового термінів зберігання і документів з особового складу, а також актів про виділення справ до знищення.
Справи вносяться в акт про знищення, якщо передбачений для них термін зберігання закінчився до 01.01. того року, в якому складений акт. Наприклад, справи з трирічним терміном зберігання, закінчені діловодством у 2007 році, можуть бути введені в акт, який буде складений не раніше 01 січня 2007 року.
Справи можуть бути знищені лише після того, як описи на справи постійного зберігання за відповідний період затверджені і передані у відомчий архів організації.
Описи справ постійного та тимчасового зберігання (понад 10 років) та з особового складу, а також акти про виділення справ до знищення розглядаються на засіданні експертної комісії і погоджуються з відомчим архівом.
Закінчені діловодством справи постійного, тимчасового зберігання (понад 10 років) та з особового складу після закінчення календарного року, в якому вони заведені, повинні бути підготовлені до передачі їх у відомчий архів.
Передархівна підготовка справ включає дві процедури:
- оформлення;
- опис справ.
Оформлення справ здійснює особа, відповідальна за роботу з документами. Повне або часткове оформлення справ проводиться в залежності від термінів зберігання документів.
Справи постійного зберігання підлягають повному оформленню, справи тимчасового зберігання - частковому.
Повне оформлення справ передбачає:
- перегрупування документів справи в прямій хронологічній послідовності з січня по грудень;
- нумерацію аркушів у справі чорним графітним олівцем у верхньому ріжку сторінки арабською цифрою;
- складання для найбільш цінних справ внутрішнього опису документів справи;
- складання завірчого напису справи;
- підшивку справи в тверду обкладинку темного кольору з картону чи іншого твердого паперу на 4 проколи без металевих затискачів (з шнурівками для зав'язування) чи друкарське палітурне переплетення документів справи;
- внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи: уточнення назви структурного підрозділу, якщо вона змінювалася, діловодного індексу, заголовка справи, дати та ін.
Опис справ - це систематизований перелік заголовків справ, що розкриває їх склад і зміст, закріплює систематизацію справ та зміст.
Окрім того, опис - обліковий документ і основний вид науково-довідкового апарату, який забезпечує оперативний пошук справ.
Описи складаються як канцелярією, так і секретарем.
Якщо опис має чотиризначний набір чисел, то він вважається викінченим описом.
В організаціях з невеликим обсягом щорічно утворюваних справ постійного зберігання (до 200 справ) опис вважається закінченим, якщо в нього введені розділи річних зведених справ постійного зберігання, які утворилися за 5 років.
В описі справ структурного підрозділу кожна справа повинна вноситися під самостійним номером. Якщо є декілька частин справи (томів), то вони мають свій порядковий номер.
Подекуди складають вказівники до описів: тематичні, іменні, географічні, хронологічні та ін.
Кожен опис справи оформлюється в двох примірниках: один направляється в архів, а другий залишається на місці діловодного процесу, до якого опис належить.
При роботі експертної комісії для неї складається третій примірник.
Описи в архів разом з документами приймають за актом прийому-передачі.
Внутрішній опис документів справи складається для обліку документів певних категорій справ постійного та тимчасового зберігання (понад 10 років), що викликається специфікою даної документації (накази з основної діяльності підприємства, особові справи, справи на авторські свідоцтва).
Внутрішній опис необхідно складати в справах постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання, сформованих за різновидами документів, заголовки яких не розкривають конкретного змісту документів.
На справи постійного, довготривалого термінів зберігання та з особового складу складаються окремі описи.
Справи тимчасового зберігання (до 10 років) підлягають частковому оформленню: справи допускається зберігати в швидкозшивачах, аркуші не нумерують, завірчі надписи не складають, не проводять пересистематизацію документів у справи, розташовуючи їх у прямому (замість зворотного) хронологічному порядку.
На документи, які підлягають знищенню, складають акт.
Акт оформляють в 3-х примірниках. Один примірник передається в архів, другий залишається в діловодстві, третій належить експертній комісії.
Знищення документів здійснюється кількома способами: спаленням, технічною обробкою за допомогою спеціальних машин типу "Crocodіle". При знищенні документів необхідна присутність не менше ніж двох працівників підприємства.
Передача документів до архіву здійснюється за описом і актом.
Справи тимчасового зберігання до архіву не передаються, а зберігаються в канцелярії або структурному підрозділі.
Справи по опису приймає зав. архіву у присутності того, хто здає документи. При цьому робиться відповідна помітка в реєстраційному журналі: дата прийому-передачі, кількість справ, заголовок, прізвище особи (підпис), що передала документи в архів.
Підприємство може скоротити терміни зберігання документів у своєму відомчому архіві до передачі їх на державне зберігання у випадках:
- припинення діяльності організації;
- нестабільності діяльності;
- відсутності умов для зберігання документів;
- бажання самого підприємства.
У відомчий архів разом зі справами передаються реєстраційні карточки (журнали) на документи за погодженням з архівом.
Копії документів, які знаходяться на зберіганні, робляться тільки з дозволу керівника.
Якщо документи беруть для певних операцій, то замість вибраного документа вкладається карточка-замінник з інформацією:
- хто вилучив;
- з якою метою;
- дата вилучення;
- на який термін вилучено.
У невеликих за структурою і штатною чисельністю фірмах, як правило, відсутній спеціальний підрозділ - відомчий архів. У цьому випадку обов'язки архіваріуса виконує секретар-референт фірми або інша уповноважена особа, яка відповідає за зберігання документів і своєчасну передачу їх до державного архіву.
Взаємодія державних архівів з сучасними комерційними структурами базується на договірній основі. Договори - трафаретного усталеного зразка.
В договорі закріплюються обов'язки сторін, терміни передачі документів на постійне або депозитне зберігання та ін.
Якщо організація ліквідовується, то всі документи постійного зберігання передаються в державний архів у встановленому порядку після експертизи та складання акта незалежної експертної комісії.
Реквізити плану:
Найкраще оформляти плани табличним способом, що робить інформацію більш наочною, лаконічною та систематизованою.
У практиці роботи багатьох закладів розроблені уніфіковані трафаретні форми планів, які полегшують роботу з документом на перспективний термін. Готуючи новий план, можна використовувати практично опрацьовану схему попереднього плану, якщо в процесі його реалізації не було помічено відхилень та перекручень.
Форма простого (індивідуального) плану табличного виду
Організація
ПЛАН
..................роботи ...................
на..............................................
(період)
| № з/п | Захід (вид робіт) | Терміни виконання | Відмітка про виконання |
Форма розгорнутого комплексного плану табличного виду
Організація Гриф затвердження ПЛАН
............................... роботи ...............................
на ............................... рік
| № з/п | Вид роботи (етапи діяльності) | Терміни виконання | Виконавці | Відмітка про виконання |
Кількість колонок (граф) плану табличного виду залежить під складового інформативного навантаження запланованої діяльності.
Прості плани табличного типу оформляють на форматі А-4, л розгорнуті рекомендується друкувати на форматі А-3.
Створення плану - завжди складний процес. Від власного та колективного досвіду, практики, розуміння мети, завдань та бачення на перспективу залежить його практична реалізація.
Мовні звороти:
1) укладати контракт;
2) розривати контракт;
3) до закінчення строку чинності;
4) у зв'язку із ...;
5) на підставі ....;
6) в особі;
7) дійти згоди;
8) заміщувати посаду;
9) контракт з основної роботи;
10) термін дії контракту.
УГОДА ПРО ДОСТРОКОВЕ РОЗІРВАННЯ КОНТРАКТУ
01.12.07 м. Запоріжжя
Підприємство ВАТ "Зоря" в особі його директора Платонова Володимира Володимировича, і працівник підприємства Панов Олександр Петрович, з яким 1 січня 2007 року укладено трудовий контракт на заміщення посади керівника відділу кадрів строком на два роки, 01.12.07 р. дійшли згоди про розірвання даного контракту до закінчення строку чинності у зв'язку з переїздом Панова Олександра Петровича на місце проживання в іншу країну.
Посада підпис ініціали, прізвище
Посада підпис ініціали, прізвище
Список використаної літератури