КОНТРОЛЬНА РОБОТА
з дисципліни "Організація сучасного діловодства"
ЗМІСТ
Список використаної літератури ........................................................ 11
Документ – матеріальний об'єкт з інформацією, зафіксованою, створеною людиною певним способом для передачі її в просторі і часі (визначення за ДСТУ 3017-95).
Документ – основний носій інформації різного характеру.
Документ зазвичай має такі реквізити:
1) Державний герб України;
2) емблема організації чи підприємства;
3) зображення державних нагород;
4) код установи, організації, підприємства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО);
5) код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД);
6) назва міністерства або відомства (вищої організації або замовника);
7) повна назва організації, установи чи підприємства – автора документа;
8) назва структурного підрозділу;
9) індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;
10) назва виду документа;
11) дата;
12) індекс;
13) посилання на індекс та дату вхідного документа;
14) місце складання або видання;
15) гриф обмеження доступу до документа;
16) адресат;
17) гриф затвердження;
18) резолюція;
19) заголовок до тексту;
20) відмітка про контроль;
21) текст;
22) відмітка про наявність додатка;
23) підпис;
24) гриф погодження;
25) візи;
26) печатка;
27) відмітка про засвідчення копій;
28) прізвище виконавця та номер його телефону;
29) відмітка про виконання документа й направлення його до справи;
30) відмітка про перенесення відомостей на машинний носій;
31) відмітка про надходження документа.
Всі службові документи підлягають датуванню. Документ, позбавлений дати, певною мірою втрачає юридичну силу.
Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, – дата його прийняття; для документа, що затверджується, – дата затвердження.
Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, у момент підписання або затвердження.
Дата підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом.
До складу реквізиту "дата" входять число, місяць і рік. Найраціональніше написання – написання трьома парами арабських цифр, розділених крапками. Рік, місяць та число позначаються двома цифрами. Якщо цифра одна, перед нею ставлять нуль:
04.03.09 – четверте березня 2009 р.
Деякі особливості датування документів у США: спочатку вказується місяць, потім день, рік:
04.03.09 – третє квітня 2009 р.
Американський варіант дати "4 березня" виглядатиме 03.04.
У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: наприклад, 15 травня 2009 року.
Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання та направлення до справи).
Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з реєстраційним номером на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.
На документах також ставляться дати написання резолюцій, погодження документа та ознайомлення з ним, контролю виконання. Проставляються також усі дати, пов'язані з проходженням документа та його виконанням: дата отримання (вхідний реєстраційний номер, штамп), дата виконання та направлення документа до справи, дата перенесення даних на машинний носій.
Посилання на дату вхідного документа проставляються лише в листах-відповідях. Реквізит цей має включати дату і індекс, вказані у документі організацією, що уклала або видала документ, на який дається відповідь. Наприклад, відповідаючи на лист 05.07.09 № 05-12-154, обов'язково поставляють посилання на цей номер та дату. Наша відповідь одразу буде направлена структурному підрозділу, що має індекс 05, а виконавець за номером номенклатури справ 12 одразу знайде копію ініціативного листа на який надійшла відповідь.
Пункт 1 статті 40 КЗпПУ передбачає можливість розірвання трудового договору, укладеного на невизначений строк, а також строкового трудового договору до закінчення строку його чинності у випадку змін в організації виробництва і праці. У тексті зазначеного пункту під змінами в організації виробництва і праці розуміють, зокрема, ліквідацію, реорганізацію, банкрутство або перепрофілювання підприємства, установи, організації, скорочення чисельності або штату працівників.
Перш за все, необхідно зазначити, що звільнення працівників згідно із п. 1 ст. 40 КЗпПУ є розірванням трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу. Тому таке звільнення має здійснюватися з дотриманням відповідних гарантій, правил та порядку, встановлених законодавством України.
Так, відповідно до ст. 49-4 КЗпПУ ліквідація, реорганізація підприємств, зміна форм власності або часткове зупинення виробництва, що тягнуть за собою скорочення чисельності або штату працівників, можуть здійснюватися лише після завчасного надання професійним спілкам інформації з цього питання, включаючи інформацію про причини наступних звільнень, кількість і категорії працівників, яких це може стосуватися, про строки проведення звільнення.
Власник або уповноважений ним орган не пізніше трьох місяців з часу прийняття рішення проводить консультації з професійними спілками про заходи щодо запобігання звільненню чи зведенню їх кількості до мінімуму або пом'якшення несприятливих наслідків будь-якого звільнення.
Професійні спілки мають право вносити пропозиції відповідним органам про перенесення строків або тимчасове припинення чи відміну заходів, пов'язаних з вивільненням працівників.
Стаття 49-2 КЗпПУ передбачає, що про наступне вивільнення працівників персонально попереджають не пізніше ніж за два місяці. Законодавство не містить заборони щодо попередження працівника про переведення на іншу посаду або про звільнення у зв'язку з неможливістю переведення на іншу посаду раніше двомісячного терміну. Проте в цьому випадку має бути вказана точна дата майбутнього вивільнення.
Зазначена стаття не вимагає письмової форми попередження про звільнення, проте з метою недопущення можливих спорів щодо самого факту попередження про звільнення або щодо його змісту таке попередження доцільно робити в письмовій формі (за підписом власника або уповноваженого ним органу) і ознайомлювати з ним працівника під розписку.
Якщо працівник на роботі відсутній, йому можна вручити попередження під розписку в місці, де він перебуває.
Протягом терміну попередження про наступне вивільнення працівники повинні виконувати свої обов'язки, дотримуватися правил внутрішнього трудового розпорядку.
Законодавство не забороняє в період попередження про звільнення розірвати з працівником трудовий договір з інших підстав, наприклад, за бажанням працівника (ст. 38 КЗпПУ), в порядку переведення на інше підприємство, в установу, організацію (п. 5 ст. 36 КЗпПУ), за прогул (п. 4 ст. 40 КЗпПУ) тощо.
Частиною другою ст. 40 КЗпПУ встановлено, що звільнення, зокрема з підстав, зазначених у п. 1 цієї статті, допускається, якщо неможливо перевести працівника за його згодою на іншу роботу. Тому одночасно з попередженням про звільнення у зв'язку зі змінами в організації виробництва і праці власник або уповноважений ним орган пропонує працівникові іншу роботу на тому ж підприємстві, в установі, організації.
При відсутності роботи за відповідною професією чи спеціальністю, а також у разі відмови працівника від переведення на іншу роботу на тому ж підприємстві, в установі, організації працівник, на свій розсуд, звертається за допомогою до державної служби зайнятості або працевлаштовується самостійно.
Водночас власник або уповноважений ним орган доводить до відома державної служби зайнятості про наступне вивільнення працівника із зазначенням його професії, спеціальності, кваліфікації та розміру оплати праці (ч. 3 ст. 492 КЗпПУ).
У разі припинення трудового договору з підстав, зазначених у п. 1 ст. 40 КЗпПУ, працівникові відповідно до ст. 44 КЗпПУ виплачується вихідна допомога у розмірі не менше середнього місячного заробітку. При цьому відповідно до ст. 116 КЗпПУ виплата всіх сум, що належать працівникові від підприємства, установи, організації, провадиться в день звільнення.
Якщо працівник в день звільнення не працював, то зазначені суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред'явлення ним вимоги про розрахунок. У разі спору про розмір сум, належних працівникові при звільненні, власник або уповноважений ним орган повинен у зазначений у цій статті строк виплатити не оспорювану ним суму.
Згідно зі статтею 47 КЗпПУ власник або уповноважений ним орган зобов'язаний в день звільнення видати працівникові належно оформлену трудову книжку та копію наказу про звільнення з роботи.
Наказ – це розпорядчий документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань.
Розрізняють накази щодо особового складу (кадрові) і накази із загальних питань (організаційні). Кадровими наказами оформляють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення.
Реквізити:
1) назва виду документа;
2) назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника;
3) місце видання;
4) номер;
5) дата;
6) заголовок;
7) текст, що складається з двох частин:
– констатуються та аналізуються факти;
– подаються розпорядження, заохочення або стягнення;
8) підпис керівника установи;
9) печатка.
У наказах про звільнення працівників зазначають:
– дату звільнення;
– мотивування.
Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов'язаний ознайомити зі змістом наказу осіб, які розписуються в оригіналі.
Зразок:
ДЕРЖАВНЕ ПІДПРИЄМСТВО
"ЗАПОРІЗЬКЕ ОБЛАСНЕ АВТОТРАНСПОРТНЕ УПРАВЛІННЯ"
12.05.09 НАКАЗ № 209
щодо особового складу
НАКАЗУЮ:
Василенко Марину Володимирівну, диспетчера ЗОАУ, звільнити 12 липня 2009 р. за згодою профспілкового органу через відмову від переведення на іншу роботу у зв'язку із ліквідацією диспетчерської служби підприємства, за п. 1 ст. 40 КЗпПУ, з виплатою вихідної допомоги у розмірі середнього місячного заробітку.
Підстави:
Директор Г. Г. Павлов
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ