КОНТРОЛЬНА РОБОТА
Дисципліна: Організація сучасного діловодства
ЗМІСТ
Список використаної літератури ........................................................ 11
Погодження документа полягає в попередньому розгляді його проекту. У процесі погодження визначають правильність зафіксованих положень, їх обгрунтованість, правомірність щодо чинного законодавства, виявляють і враховують інтереси різних підрозділів, реалізують комплексний підхід до вирішення питань.
Проекти документів погоджують з установами, організаціями, структурними підрозділами, які компетентні в питаннях, відображених у документі.
Погодження може бути внутрішнім та зовнішнім.
Внутрішнє погодження документів відбувається в такій послідовності:
- з функціональними, галузевими, територіальними підрозділами, дорадчими органами даної установи та громадськими організаціями;
- з працівниками, які відповідають за рішення функціональних питань (головні та старші спеціалісти);
- з фінансовими підрозділами або з головним бухгалтером, юридичною службою, заступником керівника, який займається цим питанням.
Внутрішнє погодження документа оформлюють візою. Віза складається з особистого підпису та дати. Якщо необхідно, позначають посаду візуючого та розшифровують його підпис (ініціали та прізвище).
Розшифрування підпису зумовлено тим, що в більшості випадків особистий підпис буває нерозбірливим і за ним важко встановити, з ким погоджено документ.
Проставляються візи на першому примірнику, якщо документ внутрішній. Якщо документ буде відправлено з установи, візу проставляють на тому примірнику, що залишається в установі.
Розміщують візи нижче від підпису керівника в лівому нижньому куті документа.
Зовнішнє погодження документа залежно від його змісту відбувається в такій послідовності:
- з організаціями, які займаються науковими дослідженнями в тій галузі, до якої має відношення зміст документа;
- з громадськими організаціями;
- з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері діяльності (санітарний, протипожежний);
- з вищими органами загальної або галузевої компетенції.
Зовнішнє погодження документа може бути оформлене довідкою, протоколом погодження або грифом погодження на документі.
Відповідно до вимог стандарту гриф погодження розміщують нижче від підпису у верхньому лівому куті документа. Гриф складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви посади особи, з якою погоджується документ (включаючи назву організації), особистого підпису, його розшифрування, дати.
Основні способи засвідчення документа - підписування, проставлення печатки, затвердження. Воно надає документу юридичної сили, підтверджує відповідальність певної особи за його зміст.
Підпис - обов'язковий реквізит документа. Складається з назви посади особи, яка підписує документ, її особистого підпису і розшифрування цього підпису (ініціали та прізвище). Ініціали проставляють перед прізвищем. Розшифровка підпису не береться в дужки.
Назва посади може бути короткою (якщо документ складається на бланку) і повною; до її складу входить повна назва установи, якщо документ друкується на чистому папері.
Підпис ставлять посередині під текстом на відстані двох-трьох рядків після закінчення його (або після перерахування в додатку документів).
Найменування посади зазвичай пишуть ліворуч від прізвища, саме ж прізвище тоді друкують на рівні останнього рядка назви посади.
У підписах під офіційними документами крім посади прийнято вказувати також персональні звання і вчені ступені: спочатку посада, потім персональні, почесні звання та інші звання.
Особистий підпис на документі повинен бути розбірливий (іноді виникає необхідність установити, хто саме підписав документ). Надто широкі, "розмашисті" підписи справлять неприємне вражання, свідчать про поспішливість або неуважність.
Підписують зазвичай перший примірник документа. Всі вихідні документи, як правило, підписує керівник або його заступник. Керівники структурних підрозділів підписують документи в межах своєї компетенції.
Два підписи або більше ставлять тоді, коли відповідальність лягає на кілька осіб. Наприклад, на протоколах - підпис голови та секретаря; на договорах - підписи сторін; на фінансово-розрахункових документах - підпис керівника та головного бухгалтера.
З метою підвищення юридичної сили на документах, які потребують особливого засвідчення їх дійсності, проставляють печатку. Печатки бувають гербові та прості.
Гербова печатка - завжди кругла, із зображенням герба України в центрі, по периметру дається повна назва установи або підприємства.
Гербова печатка ставиться на документи, які пов'язані з отриманням грошей, матеріальних цінностей (чеки, довіреності), на документах, що засвідчують особу, трудовий стаж, кваліфікацію (паспорт, трудова, книжка, диплом та ін.).
Прості печатки бувають круглі, квадратні, прямокутні, трикутні. Герб на них не зображується. Простих печаток в установі може бути декілька. Вони проставляються на копіях документів, які виходять за межі організації, на довідках, перепустках, при опечатуванні бандеролей, пакунків.
Відбиток печатки проставляють так, щоб він частково захоплював найменування посади особи, яка підписала, документ.
Після підписання деяких видів документів нормативні акти передбачають їх затвердження.
Затвердження має на меті санкціонувати зміст документа або поширити його дію на певне коло підприємств. Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом затвердження або виданням розпорядчого документа (постанови, рішення, наказу). Обидва способи мають однакову юридичну силу.
Проходження документів супроводжується відповідними на них позначками. Відмітки ставлять на лицьовій стороні першої сторінки документа, що полегшує сприймання й підвищує оперативність у роботі. Усі службові відмітки на документах, які вказують на його проходження та виконання, потрібно обов'язково датувати.
При отриманні документа на ньому проставляють реєстраційний штамп - відмітку про надходження. Відповідно до стандарту його ставлять на нижньому полі першого аркуша, праворуч. Включає скорочене найменування підприємства, в яке надійшов документ, дату отримання та вхідний реєстраційний номер. Відмітку роблять від руки або за допомогою гумового штемпеля.
Порядок та характер виконання документа вказують у резолюції, яка повинна відображати відношення керівника до питання, про яке йдеться в документі, та вказувати на порядок його вирішення.
Резолюція виражає ставлення особи до інформації, яка міститься в документі, а також дає відповідні вказівки, які мають загальний (до відома ..., до виконання ..., до керівництва ...) або конкретний характер і адресуються службово підпорядкованим особам (терміново вживіть заходів ..., про результати повідомте ..., негайно відрядити ..., розглянути і доповісти у п'ятиденний строк).
Резолюцію пишуть у лівому верхньому куті документа, в листах - між заголовком та текстом.
Резолюція складається з таких елементів: прізвища та ініціалів виконавця (кому доручається), що зробити (дія), термін виконання, особистий підпис керівника та дата резолюції.
Документи, які потребують виконання, беруться на контроль. На лівому полі першої сторінки роблять позначку літерою "К" (червоним, зеленим, синім олівцем або гумовим штемпелем "Контроль".
Відмітка про виконання та направлення документа до справи містить такі дані: коротку довідку про виконання: слова "До справи"; вказівку на номер справи, до якої має бути підшито документ; дату виконання і підпис виконавця.
Відмітку про перенесення даних до машинного носія проставляють у тому випадку, коли відомості з документа закладаються до пам'яті ПЕОМ.
Складається з напису "Інформація перенесена на машинний носій", підпису особи, відповідальної за перенесення даних, дати перенесення. Розміщується в нижньому полі аркушу між відміткою про виконання та відміткою про надходження.
Підготувати заяву про переведення на іншу роботу
Для того, щоб з'ясувати, за яких обставин йтиметься про переведення працівників на іншу роботу, як це передбачає ст. 32 КЗпП України, всі умови трудового договору необхідно поділити на три групи:
1) першу складатимуть зазначені у ст. 32 КЗпП України - спеціальність, кваліфікація та посада. Вони є елементами трудової функції працівника;
2) друга група формуватиметься лише за рахунок умови про робоче місце. Зазвичай таким вважають певний структурний підрозділ, механізм або агрегат, на якому працює працівник;
3) останню групу складатимуть всі інші істотні умови трудового договору, перелік яких міститься у ч. З ст. 32 КЗпП України. До них належать, зокрема: системи та розміри оплати праці, пільги, режим роботи, встановлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміна розрядів, найменування посад та інші умови, які сторони погодили при укладенні трудового договору.
Залежно від того, про зміну умов трудового договору якої групи йтиметься у кожному конкретному випадку, законодавство передбачає три різні варіанти, що можуть розглядатися як:
4) переведення на іншу роботу;
5) переміщення на інше робоче місце;
6) зміна істотних умов праці.
Отже, переведенням на іншу роботу, яке за загальним правилом допускається лише за згодою з працівником, вважатиметься, з огляду на ст. 32 КЗпП України, зміна тих умов трудового договору, що віднесені до першої групи, тобто спеціальності, кваліфікації чи посади.
Підставою для переведення на інше місце роботи може бути особиста заява працівника або подання керівника про переведення.
У дозволених законом випадках, коли потрібна згода працівника, підставою для переведення можуть бути доповідні записки керівників структурних підрозділів, накази щодо основної діяльності та ін.
Переведення на іншу роботу оформляється наказом щодо особового складу. У розпорядницькій частині наказу крім прізвища, імені, по батькові працівника, його попередньої посади повинні бути зазначені: посада, структурний підрозділ, куди він переводиться, дата і строки переведення, умови оплати праці, пільги й компенсації, передбачені чинним законодавством, підстава видання наказу.
Наказ візується начальником відділу (цеху) попереднього і нового місця роботи і підписується керівником підприємства.
У тому випадку, якщо ініціатором переведення працівника на іншу посаду є власник і потрібна згода працівника, працівник, ознайомившись з наказом, повинний поряд з підписом написати "з переведенням згодний".
Наказ складається в двох екземплярах, один екземпляр зберігається у відділі кадрів, другий - у бухгалтерії.
На підставі наказу про переведення на іншу роботу робиться відмітка в особистій картці працівника в розділі "призначення і переведення".
При переведенні на іншу роботу в трудовій книжці робиться, наприклад, такий запис: "Переведена економістом І категорії планово-економічного відділу".
Крім того, необхідно виконати відповідний запис у трудовій книжці у випадку переведення на вакантну посаду, на іншу роботу у зв'язку зі скороченням посади, на більш легку роботу за станом здоров'я.
Запис у трудовій книжці не робиться при:
1) тимчасовому переведенні на іншу роботу для заміщення працівника;
2) переведенні на легку роботу вагітних жінок, що мають дітей у віці до трьох років;
3) тимчасовому переведенні у випадку виробничої необхідності;
4) тимчасовому переведенні у випадку простою.
Заява про переведення на іншу роботу у зв'язку із вагітністю
Головному лікареві
Запорізької обласної лікарні
Садовському О. О.
рентгенолога
Рокотової Валерії Петрівні
ЗАЯВА
Відповідно до ст. 178 КЗпП України прошу перевести мене на іншу роботу, яка виключає дію несприятливих виробничих чинників, у зв'язку з вагітністю.
Медичний висновок додається.
До вирішення питання про надання іншої роботи прошу звільнити мене від виконання обов'язків рентгенолога із збереженням середнього заробітку за всі пропущені внаслідок цього робочі дні за рахунок коштів лікарні.
11 листопада 2008 р. __________________________ В. П. Рокотова
(підпис)
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ