КОНТРОЛЬНА РОБОТА
з дисципліни "Організація сучасного діловодства"
Статут підприємства - це локальний правовий акт, що регулює поряд з нормами чинного законодавства правову основу діяльності підприємства.
У статуті повинні бути детально описані всі питання, що стосуються функціонування підприємства:
- юридичний статус;
- предмет і цілі діяльності;
- види діяльності;
- майно підприємства;
- порядок управління підприємством;
- порядок розподілу прибутку і збитків;
- порядок припинення діяльності.
Статут після затвердження повноважним органом передають на реєстрацію до відповідних державних органів, де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси. Лише після державної реєстрації підприємство має право розпочати свою діяльність.
Статути бувають типові (розробляються для однотипних підприємств) та індивідуальні (створюються на підставі типових для конкретного підприємства).
Для чіткого викладення змісту статуту й кращого сприйняття тексту його поділяють на розділи (статті), підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами.
Реквізити титульної сторінки статуту:
- назва суб'єкта господарювання;
- назва виду документа (статут);
- гриф затвердження;
- позначка про реєстрацію;
- місце складання чи видання, рік.
Усі зазначені вище реквізити, як правило, оформляють на окремому аркуші паперу - титульній сторінці.
На подальших аркушах оформляють текст статуту за розділами:
За необхідності до статуту треба вносити доповнення та зміни.
Мета створення й діяльність підприємства, зазначені в статуті, не повинні суперечити чинному законодавству України та іншим державним нормативно-правовим актам.
Статути оформляють на аркушах паперу формату А4 друкарським способом. Усі аркуші зшивають, прошнуровують і скріплюють печатками.
Статут не належить до секретних документів і не містить таємної інформації. Його повинні надавати на вимогу ревізійним комісіям, державним контрольним органам, представникам судових і слідчих органів, податкової інспекції, партнерам по бізнесу та ін.
На підставі статуту розробляють положення, правила та інші документи організаційного характеру.
Наказ - це розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. У заголовку такого наказу зазначають: "Щодо особового складу".
Реквізити наказу такі:
Наказ повинен також мати позначення про безпосереднього виконавця (прізвище та ініціали, посада, номер телефону), а також візи посадових осіб, з якими погоджено проект наказу.
Кожний пункт наказу починається з дієслова в наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.
Накази щодо особового складу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендують з прізвища, імені та по батькові працівника. Потім зазначається посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд), найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом.
Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки наказу (розпорядження).
Проект наказу (розпорядження), у разі потреби, погоджується з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник підприємства, установи, організації.
Завізований проект наказу (розпорядження) подається на підпис керівникові. Після підписання наказ (розпорядження) реєструється у книзі реєстрації накшзів, що має таку форму:
- номер наказу;
- дата реєстрації;
- короткий зміст;
- ким підписано (прізвище, ініціали);
- кому направлено (оголошено під розписку).
У груповому наказі (розпорядженні), який передбачає декілька питань, рекомендується розміщувати їх у такій послідовності:
- прийнятля на роботу (призначення на посаду);
- переведення на іншу постійну роботу (на даному підприємстві, в установі, організації);
- звільнення з роботи;
- надання відпусток;
- заохочетня;
- стягнення.
У кожній групі питань прізвища працівників розміщують в алфавітному порядку.
Накази про переведення (переміщення) працівників на іншу роботу (посаду) на тому самому підприємстві, в установі, організації готуються й оформлюються на підставі розпорядження власника (уповноваженого ним органу) або заяви працівника.
У розпорядчій частині наказу, крім прізвища, імені та по батькові працівника, його попередньої посади (роботи), повинні бути зазначені:
1) посада (спеціальність, кваліфікація);
2) структурний підрозділ (місце роботи), до якого він переводиться;
3) дата і строк переведення (постійно чи тимчасово);
4) причини переведення (на іншу посаду, роботу; у зв'язку з виробничою потребою; за станом здоров'я; вагітністю або неможливістю виконувати попередню роботу жінкою, яка має дитину віком до трьох років; для заміни відсутнього працівника);
5) умови оплати праці, пільги і компенсації, передбачені чинним законодавством;
6) підстави видання наказу.
Зразок наказу
НАКАЗ
22.05.2008 р. м. Запоріжжя №46-к
У зв'язку з виробничою необхідністю Григоренко Ганну Михайлівну, бухгалтера ІІ категорії відділу економічного аналізу, на посаду економіста І категорії цього самого відділу, за її згодою, з посадовим окладом 1500 грн. на місяць.
Підстава: заява Григоренко Г. М., згода керівників структурних підрозділів.
Керівник: __________ П. М. Морозов
(підпис)
Рекомендаційний лист - це службовий лист, який містить позитивний або негативний відгук про особу чи організацію, фірму. У разі, якщо це позитивна рекомендація, то в ній ітиметься здебільшого про готовність узяти на себе відповідальність за рекомендовану особу.
Рекомендаційного листа подають під час клопотання про посаду, влаштування на нову роботу, вступу до вищого навчального закладу тощо.
Рекомендаційні листи істотно відрізняються від характеристики. Ось ці відмінності:
- рекомендацію не обов'язково подають з місця роботи;
- за рекомендацією можна звернутися до того, хто добре знає особу, фірму, компанію;
- особа, яка дає рекомендацію, повинна мати певний авторитет та визнання у своїй галузі;
- у рекомендаційному листі обов'язковим є висновок - "рекомендую" чи "не рекомендую".
Отже, в рекомендаційних листах необхідно вказати:
1) з якого часу ви знаєте особу чи фірму;
2) рівень її професійної майстерності;
3) чи має вона авторитет;
4) які досягнення має особа тощо.
Приклад листа-рекомендації
Шановний Павло Петровичу!
Дозвольте представити Вам пані Юлію Сергіївну Соколову, яка бере участь у конкурсі на заміщення вакантної посади директора відділу реклами.
Пані Юлія працювала в нашій фірмі протягом п'яти років на посаді помічника менеджера з питань реклами та маркетингу. Вивчала та аналізувала ринок збуту автомобілів в Україні загалом та в Запоріжжі зокрема, попит на автомобілі вітчизняного та іноземного виробництва, займалася розробкою та реалізацією комплексних рекламних кампаній. За час роботи набула досвіду співробітництва з газетами та журналами (підготовка, створення макетів, написання рекламних текстів, визначення найефективніших для подання рекламних оголошень радіоканалів та каналів телебачення). Завдяки вдало спланованим і реалізованим пані Юлією Сергіївною рекламним кампаніям нашій фірмі вдалося досягнути високих рівнів збуту автомобілів.
Пані Юлія зарекомендувала себе як людина принципова, досвідчена, сумлінна. Важливо також відзначити, що вона цінує свою роботу, завжди уважно ставиться до клієнтів, уміє самостійно приймати рішення.
Гадаю, що, прийнявши Юлію Сергіївну на посаду директора відділу реклами, Ви зробите правильний вибір.
З щирою повагою до Вас Олена Валентинівна Корольова
Документи підприємства надалі або залишаються на тривале чи короткотермінове архівне зберігання, або підлягають знищенню.
Процес відбору документів називається експертизою їх цінності. Експертиза цінності проводиться центральною експертною комісією (ЦЕК) або тимчасово діючою експертною комісію (ТЕК), яка призначається керівником підприємства і діє на підставі Положення про Архівний фонд України.
Експертна комісія працює в кілька етапів:
- проводить експертизу наукової і практичної цінності документів;
- допомагає в оформленні справ;
- контролює опис документів постійного та тривалого зберігання;
- контролює стан зберігання документів;
- контролює передачу документів на зберігання у відомчий архів.
Експертиза цінності здійснюється на основі принципу особливості документів за внутрішніми та зовнішніми критеріями оцінки.
Критерії оцінки внутрішніх ознак:
- місце і роль організації або автора документа;
- вагомість організації (автора) в єдиному організмі держави;
- час створення документа;
- значення події, відображеної в документі;
- значення самої інформації;
- цільове призначення документа;
- вид або різновид документа.
Критерії оцінки зовнішніх ознак:
- юридична достовірність документальних реквізитів (підпис, відтиск печатки, дати);
- особливості тексту документа;
- матеріальна основа документа (матеріальний носій - фактура);
- фізичний стан документа.
Експертиза цінності документів постійного та тимчасового зберігання проводиться щорічно.
За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного та тимчасового термінів зберігання і документів з особового складу, а також актів про виділення справ до знищення.
Справи вносяться в акт про знищення, якщо передбачений для них термін зберігання закінчився до 01.01. того року, в якому складений акт. Справи можуть бути знищені лише після того, як описи на справи постійного зберігання за відповідний період затверджені й передані у відомчий архів організації. Описи справ постійного та тимчасового зберігання (понад 10 років) та з особового складу, а також акти про виділення справ до знищення розглядаються на засіданні експертної комісії і погоджуються з відомчим архівом.
Закінчені діловодством справи постійного, тимчасового зберігання (понад 10 років) та з особового складу після закінчення календарного року, в якому вони заведені, повинні бути підготовлені до передачі їх у відомчий архів.
Передархівна підготовка справ включає дві процедури:
- оформлення;
- опис справ.
Оформлення справ здійснює особа, відповідальна за роботу з документами. Повне або часткове оформлення справ проводиться в залежності від термінів зберігання документів.
Справи постійного зберігання підлягають повному оформленню, справи тимчасового зберігання - частковому.
Повне оформлення справ передбачає:
- перегрупування документів справи в прямій хронологічній послідовності з січня по грудень;
- нумерацію аркушів у справі чорним графітним олівцем у верхньому ріжку сторінки арабською цифрою;
- складання для найбільш цінних справ внутрішнього опису документів справи;
- складання завірчого напису справи;
- підшивку справи в тверду обкладинку темного кольору з картону чи іншого твердого паперу на 4 проколи без металевих затискачів (з шнурівками для зав'язування) чи друкарське палітурне переплетення документів справи;
- внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи: уточнення назви структурного підрозділу, якщо вона змінювалася, діловодного індексу, заголовка справи, дати та ін.
Опис справ - це систематизований перелік заголовків справ, що розкриває їх склад і зміст, закріплює систематизацію справ та зміст.
Окрім того, опис - обліковий документ і основний вид науково-довідкового апарату, який забезпечує оперативний пошук справ.
Описи складаються як канцелярією, так і секретарем.
Якщо опис має чотиризначний набір чисел, то він вважається викінченим описом.
В організаціях з невеликим обсягом щорічно утворюваних справ постійного зберігання (до 200 справ) опис вважається закінченим, якщо в нього введені розділи річних зведених справ постійного зберігання, які утворилися за 5 років.
В описі справ структурного підрозділу кожна справа повинна вноситися під самостійним номером. Якщо є декілька частин справи (томів), то вони мають свій порядковий номер.
Подекуди складають вказівники до описів: тематичні, іменні, географічні, хронологічні та ін.
Кожен опис справи оформлюється в двох примірниках: один направляється в архів, а другий залишається на місці діловодного процесу, до якого опис належить.
При роботі експертної комісії для неї складається третій примірник.
Описи в архів разом з документами приймають за актом прийому-передачі.
Внутрішній опис документів справи складається для обліку документів певних категорій справ постійного та тимчасового зберігання (понад 10 років), що викликається специфікою даної документації (накази з основної діяльності підприємства, особові справи, справи на авторські свідоцтва).
Внутрішній опис необхідно складати в справах постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання, сформованих за різновидами документів, заголовки яких не розкривають конкретного змісту документів.
На справи постійного, довготривалого термінів зберігання та з особового складу складаються окремі описи.
Справи тимчасового зберігання (до 10 років) підлягають частковому оформленню: справи допускається зберігати в швидкозшивачах, аркуші не нумерують, засвідчувальні надписи не складають, не проводять пересистематизацію документів у справі, розташовуючи їх у прямому (замість зворотного) хронологічному порядку.
На документи, які підлягають знищенню, складають акт.
Акт оформляють в 3-х примірниках. Один примірник передається в архів, другий залишається в діловодстві, третій належить експертній комісії.
Знищення документів здійснюється кількома способами: спаленням, технічною обробкою за допомогою спеціальних машин типу "Crocodіle". При знищенні документів необхідна присутність не менше ніж двох працівників підприємства.
Список використаної літератури