КОНТРОЛЬНА РОБОТА
з дисципліни "Організація роботи з документами"
на тему:
ОСОБЛИВОСТІ ТАЄМНОГО ДІЛОВОДСТВА В ОВС
ПЛАН
Вступ ...................................................................................................... 3
Висновки .............................................................................................. 12
Список використаної літератури ........................................................ 14
Процес управління грунтується на збиранні, аналізі, обробці й використанні інформації, головним носієм якої є документ. Управління органами внутрішніх справ (далі – ОВС) здійснюється переважно через управлінські рішення, оформлені в різного виду документи. Ефективність діяльності ОВС значною мірою залежить від раціональної роботи з документами керівників, від професійних навичок працівників, які здійснюють складання і оформлення документів.
У роботі з документами розрізняють документування і документообіг. Процес документування включає в себе підготовку, оформлення і видання документів; документообіг становить собою сукупність технічних операцій по реєстрації, отриманню, ознайомленню виконавців, збереженню та переміщенню документів.
Документальне оформлення управління і документообіг з метою його реалізації здійснюється через діловодство. Стан діловодства в ОВС характеризує стиль роботи керівників, дотримання законності і дисципліни, рівень професійної підготовки працівників, наукову організацію управлінської праці.
Адміністративно-процесуальні, кримінально-процесуальні, оперативно-розшукові документи в ОВС повинні оформлюватись відповідно до адміністративно-процесуального, кримінально-процесуального законодавства та нормативних актів МВС України, які регламентують оперативно-розшукову діяльність ОВС.
Особливі вимоги ставляться до документів, зміст яких носить таємний характер. Дотримання режиму секретності в діяльності ОВС має особливе значення.
Отже, метою наданої контрольної роботи є розгляд особливостей таємного діловодства в ОВС.
Режим секретності – це встановлений нормативними актами вищих органів державної влади й державного управління України єдиний порядок забезпечення збереження державної таємниці, що передбачає систему адміністративно-правових, організаційних, інженерно-технічних та інших заходів, основними з яких є:
– правила віднесення відомостей до державної таємниці України;
– вимоги, що ставляться до працівників, допущених до таємних документів, робіт і виробів;
– порядок ведення секретного діловодства і провадження всіх інших секретних робіт;
– державний і відомчий контроль за дотриманням установленого порядку зберігання і використання державної таємниці України;
– відповідальність посадових та інших осіб, яким по службі або роботі довірено державну таємницю.
Закон України "Про державну таємницю" від 21.01.1994 р. №3855-XІІ в ред. від 02.12.2012 р. визначає загальні правила встановлення державної таємниці, засекречування інформації, систему охорони державної таємниці та відповідальність за порушення законодавства про державну таємницю.
Закон регулює суспільні відносини, пов'язані з віднесенням інформації до державної таємниці, її засекречуванням та охороною з метою захисту життєво важливих інтересів України у сфері оборони, економіки, зовнішніх відносин, державної безпеки і охорони правопорядку.
Згідно із статтею 30 Закону України "Про інформацію" від 02.10.1992 р. №2657-XІІ в ред. від 10.08.2012 р. інформація з обмеженим доступом за своїм правовим режимом поділяється на конфіденційну і таємну.
До таємної належить інформація, що містить відомості, які становлять державну таємницю, розголошення якої завдає шкоди особі, суспільству і державі.
Державна таємниця – вид таємної інформації, що охоплює відомості у сфері оборони, економіки, зовнішніх відносин, державної безпеки і охорони правопорядку, розголошення яких може завдати шкоди життєво важливим інтересам України і які в порядку, встановленому Законом України "Про державну таємницю", визнані державною таємницею та підлягають охороні з боку держави.
Ступінь секретності – спеціальна категорія, яка характеризує важливість такої інформації із урахуванням можливої шкоди внаслідок її розголошення, ступінь обмеження доступу до неї та рівень її охорони державою. Критерії визначення ступеня секретності інформації встановлює Державний комітет України з питань державних секретів.
Відомості, що становлять державну таємницю, за ступенем секретності поділяються на носії інформації "особливої важливості", "цілком таємні", "таємні". Є ще один вид – для службового користування. Його виробила практика, і він широко застосовується в діяльності ОВС, проте цей ступінь законодавчо не затверджений.
Відповідно до статті 30 Закону України "Про інформацію" конфіденційна інформація – це відомості, які знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних або юридичних осіб і поширюються за їх бажанням відповідно до передбачених ними умов.
Керівники ОВС, окремі працівники, які володіють інформацією професійного, оперативного, ділового, виробничого та іншого характеру, самостійно визначають режим доступу до неї, включаючи належність її до категорії конфіденційної, та встановлюють для неї системи (способи) захисту.
Контроль за правильним присвоєнням грифа секретності носіям інформації здійснюють режимно-секретні підрозділи (Управління справами, секретаріати) ОВС.
Відповідним наказом МВС України оголошено зареєстрований в Держкомсекретів України перелік відомостей, які підлягають засекречуванню в системі МВС та положення про порядок засекречування інформації, віднесеної до державної таємниці.
Також важливо відзначити, що у зв'язку з прийняттям Закону України "Про інформацію" МВС України видано наказ, який, зокрема, вимагає не допускати приховування інформації та відмов в ознайомленні громадян, юридичних осіб і державних органів з даними, які необхідні їм для реалізації своїх прав, свобод, законних інтересів, здійснення завдань і функцій, крім випадків, коли вони відомчими чи іншими нормативними актами віднесені до категорії таємних, тимчасово заборонених до відкритого опублікування, а також за інших обставин, передбачених Законом України "Про інформацію".
При наданні матеріалів громадянам, юридичним особам, державним органам, а також для засобів масової інформації слід керуватися Зводом відомостей, що становлять державну таємницю, а також вищезгаданим переліком, Положенням про порядок підготовки матеріалів, призначених для відкритого опублікування, іншими чинними нормативними актами.
Керівники ОВС повинні враховувати, що:
– робота з документами обмеженої, або закритої інформації має своє правове регулювання;
– в державі визначено осіб, які формують політику щодо державної таємниці (Президент України, Голова Верховної Ради, Прем'єр-міністр України), які є Державними експертами;
– Указом Президента міністр внутрішніх справ України, перший заступник міністра та два заступники наділені правами Державних експертів;
– право ліцензування діяльності, пов'язаної з державною таємницею, надано Державному Комітету з питань державних секретів.
На кожного працівника ОВС, який працює з документами, що містять секретну інформацію, має бути оформлений спеціальний допуск, а допуск (ліцензію) установам, організаціям і органам влади на здійснення діяльності, що містить державну таємницю, видає Державний Комітет з питань державних секретів.
Законодавчо передбачені також:
– порядок допуску громадян до державної таємниці;
– відмова у наданні допуску;
– перевірка осіб у зв'язку з державною таємницею;
– скасування допуску;
– оскарження громадянином відмови від надання допуску до державної таємниці.
Окрім того, постановою Кабінету Міністрів України "Про встановлення письмової форми трудових договорів з працівниками, діяльність яких пов'язана з державною таємницею" від 16.11.1994 р. №779 встановлено письмову форму трудового договору з працівниками, діяльність яких пов'язана з державною таємницею.
Закон встановлює обмеження громадян у праві виїзду на постійне проживання в іноземну державу, яке може реалізуватися не раніше ніж через п'ять років з часу скасування допуску.
Не обмежується виїзд на постійне проживання в держави, з якими Україна має угоди про взаємну охорону державних таємниць або інші міжнародні угоди, які передбачають такий виїзд.
Працівникам, які допущені до державної таємниці, за роботу з особливо важливими, цілком таємними і таємними носіями інформації до посадового окладу доплачуються спеціальні надбавки.
За науково-дослідні та дослідно-конструкторські роботи з обмежувальними грифами також встановлюється доплата.
При здійсненні судових, наглядових, контрольно-ревізійних функцій усі державні органи повинні дотримуватись вимог Закону України "Про державну таємницю", а якщо зазначені органи не дотримуються встановленого порядку або не мають для цього відповідних умов, ОВС мають право відмовити їм у наданні таємної інформації.
Слід особливо підкреслити, що начальники ОВС несуть персональну відповідальність за відповідність режиму секретності нормативним документам і зобов'язані здійснювати постійний контроль за забезпеченням охорони державної таємниці.
Документи управління в ОВС мають свої особливості в оформленні та організації при розгляді пропозицій, заяв, скарг громадян, при роботі з кадровою, фінансовою та матеріально-технічною документацією.
Керівникам та працівникам ОВС необхідно розуміти, в яких ситуаціях найбільш доцільно застосовувати той чи інший вид документального оформлення управлінських рішень.
Кожний вид документів управлінського процесу в ОВС залежно від завдань, які в ньому поставлені, має своє призначення і порядок підготовки.
Наказ – це основний розпорядчий документ, який видається керівником ОВС на основі єдиноначальності. Він може містити як індивідуальні приписи (наприклад, покладення на особу конкретних обов'язків), так і правові норми (встановлення режиму роботи відділу в цілому або конкретних його підрозділів тощо).
Залежно від характеру сформульованих у них вимог накази поділяються на три види: накази, що стосуються загальних та організаційних питань управління, накази з виробничо-технічних питань, накази з питань особового складу (кадрові).
Найважливіші накази (накази міністра по галузі, накази про введення в дію або затвердження статутів, інструкцій тощо) є нормативними, як такі, що містять норми права, запроваджують юридичні відносини.
Рішення колегії – колегіальне управлінське рішення, яке приймається колегією МВС України, або колегією УМВС в області, колегіями ГУМВС в Автономній Республіці Крим, Київській області та м. Києві з найбільш важливих комплексних питань організаційної і оперативно-службової діяльності. Рішення колегії проводяться в життя наказами міністра, начальниками ГУМВС, УМВС, або особами, які їх заміщають.
Отже, рішення колегії не можна розглядати як самостійний нормативний акт, а тільки як додаток до наказу. Прикладом може бути прийняти колегією МВС річний план роботи і направлений в ОВС як додаток до відповідного наказу міністра.
Положення є нормативним актом, який регламентує правовий статус (компетенцію, обов'язки, відповідальність) органів і підрозділів внутрішніх справ, їх завдання, функції, права, оцінку діяльності і правовий статус. Наприклад, положення про відділ МВС України в районі, положення про управління карного розшуку УМВС в області.
Настанова – кодифікований нормативний акт, що об'єднує в собі норми, які регламентують певний вид службової діяльності. Наприклад, настанова про порядок проведення бойових стрільб, настанова по службі чергових частин ОВС.
Статути також становлять кодифіковані нормативні акти, які регламентують специфіку діяльності окремих підрозділів і служб МВС. Наприклад, Статут Університету внутрішніх справ, Статут патрульно-постової служби, Дисциплінарний статут.
Директива міністра внутрішніх справ – нормативний документ, що встановлює цілі, завдання і актуальні проблеми всієї системи ОВС на певний період.
Вказівка також є розпорядчим документом. Вона відрізняється від наказу тим, що містить приписи лише оперативного, одноразового характеру, не має назви органу (хоча остання входить, як складова частина, у назву посади особи, яка підписала вказівку). Замість слова "наказую" вживаються слова "зобов'язую", "пропоную" чи "вимагаю".
Інструкція – управлінський документ нормативного характеру. Нею начальник органу, базуючись на законі і підзаконних актах, встановлює порядок діяльності певних категорій працівників щодо здійснення покладених на них завдань або виконання конкретних видів роботи (Інструкція постового спеціального поста, або Інструкція щодо дій особового складу відділу у випадку пожежі).
Протокол як суто розпорядчий управлінський документ існує для фіксації самого ходу обговорення питань на зборах, нарадах, засіданнях, а також прийнятих з цих питань рішень. Належним чином оформлений протокол має найменування, номер, назву наради або засідання, дату проведення. Вказується, хто був присутній і хто керував нарадою, порядок денний. Протокол підписує той, хто його склав, та керуючий нарадою (засіданням).
Висновок готується за підсумками службового розслідування, перевірки скарг, заяв та ін. Він повинен мати заголовок, з якого було б зрозуміло, у зв'язку з чим він складений; преамбулу, в якій вказується посада, спеціальне звання, прізвище, ініціали, предмет розгляду у формі дієприслівникового звороту. Висновок підписується особою, яка його склала, та затверджується керівником, який доручив цій особі проведення службового розслідування (перевірки).
Листи поділяються на запити, прохання, відповіді, інформації і супровідні листи. Текст перших чотирьох категорій листів складається з двох частин: констатуючої або мотивуючої, в якій описуються факти, що були підставою для написання листа, і основної, в якій викладаються висновки, пропозиції, прохання, рішення.
Доповідна записка – це різновид інформаційного листа. Відрізняється від останнього найменуванням і обов'язковою наявністю пропозицій.
Довідка відрізняється від листа тим, що не адресується і не містить висновків та пропозицій, а лише описує та підтверджує конкретні факти. Довідка має заголовок.
Рапорт є зверненням до вищої посадової особи. Його обов'язкові складові частини такі: адресування, найменування, текст (аналогічно тексту листа), зліва під текстом – дата, справа – найменування посади, спеціальне звання, прізвище, ініціали та підпис особи, яка склала рапорт.
Припис видається керівником працівнику органу для підтвердження наданих останньому повноважень (наприклад, на перевірку об'єкта дозвільної системи або наряду, який охороняє спеціальний об'єкт тощо). Припис містить назву органу, яким він виданий, дату видання, кому видано, обсяг повноважень цієї особи, строк дії припису, посада, звання, ініціали, прізвище та підпис начальника органу,, завірений гербовою печаткою.
В управлінській діяльності ОВС використовуються також акти, огляди, звіти, таблиці, пояснювальні записки тощо.
Підсумовуючи викладене у контрольній роботі, можна зробити такі висновки.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ