КОНТРОЛЬНА РОБОТА
з дисципліни "Організація роботи з документами"
на тему:
РЕЄСТРАЦІЯ І ПОРЯДОК ЗБЕРІГАННЯ НАКАЗІВ, РОЗПОРЯДЖЕНЬ, ВКАЗІВОК, РІШЕНЬ КОЛЕГІЙ,ОПЕРАТИВНИХ НАРАД, УГОД ТА ДОГОВОРІВ. ТИРАЖУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ
ПЛАН
Вступ .............................................................................................................. 3
Висновки ...................................................................................................... 15
Список використаної літератури ................................................................ 17
В кожній організації відбувається постійне обертання документів незалежно від їх кількості. Чим більший обсяг документів, опрацьованих за календарний робочий рік, тим більшим і складнішим є процес їх руху – документообігу.
Документообігом називається рух документів в організації з часу їх появи до завершення роботи з ними. Тобто документообіг складається з двох основних фаз – створення і завершення, між якими є проміжні ланки, які проходить той чи інший документ .
Перша фаза – створення, складається з двох етапів: одержання документів організацією зі сторони (згідно з класифікацією це – вхідні документи); створення документів безпосередньо всередині організації (внутрішні).
Друга фаза – завершення роботи з документами, складається з трьох етапів: відправлення створених документів (вихідні); здавання відпрацьованих документів на зберігання в архів; знищення непотрібних документів.
Таким чином, документообіг в організації здійснюється у вигляді потоку документів, що циркулюють між пунктами їх обробки.
Рух документів в організації вироблений раціональною практикою і забезпечується дотриманням основних принципів: прямоточності, пропорційності, паралельності, ритмічності, безперервності, спеціалізації, одноразовості.
Дані про рух документів в організації можуть знаходити своє відображення в реєстраційних журналах або реєстраційних актах.
Всі діловодні ведення та служби, які обробляють документи, працюють згідно з Інструкцією з організації діловодного процесу в закладі або Положенням про служби діловодства. В той же час організація роботи з документами – це створення оптимальних умов в тих чи інших службах для всіх документів, які проходять через них.
У наданій контрольній роботі розглядаються реєстрація і порядок зберігання наказів, розпоряджень, вказівок, рішень колегій,оперативних нарад, угод та договорів, а також тиражування документів.
Реєстрація документа – це фіксування факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Вона проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.
Реєстрація документів повинна здійснюватися централізовано в канцелярії або секретарем. Як правило, місце реєстрації документів визначається в інструкції з діловодства установи.
На підприємстві реєстрації підлягають документи, які потребують обліку, виконання й використання з додатковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються й використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян, а також як традиційні машинописні документи, так і створені за допомогою комп'ютерів.
Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в установі лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; створювані в установі – у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється.
Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора й змісту. Наприклад, окремо реєструються:
– закони України, акти і кореспонденція Верховної Ради, Президента та Кабінету Міністрів;
– накази установи з основної діяльності: про прийняття, переведення, звільнення, сумісництво працівників, про надання відпусток, відрядження;
– документи з адміністративно-господарських питань; рішення колегії установи, акти ревізії фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.
Під час реєстрації документа надається умовне позначення – реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо. Для реєстрації всіх документів використовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення з допомогою комп'ютерів.
Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік.
В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії структурного підрозділу, в який картка передається разом з документом). У разі постановки документа на контроль виготовляються три примірники картки.
Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік. Як правило, картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Перша частина картотеки використовується для пошуків документа у процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання. Друга – для пошуків виконаних документів з певного питання.
Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних персональними комп'ютерами. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки (РКК), побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів:
1) назва виду документа, автор-кореспондент;
2) дата та індекс документа;
3) заголовок документа або його короткий зміст;
4) резолюція;
5) відповідальний виконавець;
6) термін виконання;
7) позначка про виконання.
Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби доповнюють такими відомостями: виконавець, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів може визначатися самою установою.
У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі – центральний банк реєстраційних даних.
Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи й місце їх знаходження з допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна дотримуватися сумісність традиційної й автоматизованої систем реєстрації та пошуків.
Як правило, пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації й точне місцезнаходження документа в певний час.
При реєстрації документи поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо. Це вихідні документи, вхідні документи, внутрішні документи.
При реєстрації кожної групи документів повинні застосовуватися єдині уніфіковані способи присвоєння номерів.
Внутрішні документи і комерційні договори за умови невеликих обсягів і забезпечення їх повного збереження рішенням керівництва підприємства можуть не реєструватися. У такому випадку документу присвоюється порядковий номер, наступний за номером останнього, підшитого у відповідну справу.
Практична цінність окремих документів організації різна. Деякі з них постійно використовують для довідково-інформаційної роботи, інші вельми швидко втрачають своє значення.
Для тривалого зберігання документів створюється архів організації. Його веде окремо призначена особа, безпосередньо підпорядкована керівникові або його заступникові.
Архів організації здійснює такі функції:
– приймає у встановлені строки, веде облік і збереження завершених діловодством документів постійного і тимчасового термінів зберігання, оброблених у відповідності до інструкції з діловодства конкретної організації;
– організує разом з експертною комісією організації експертизу наукової та практичної цінності документів, які знаходяться на збереженні в архіві організації;
– у встановлені терміни організує передачу документів постійного терміну зберігання до відповідного Держархіву;
– організує використання документів, які зберігаються в архіві, і видає у встановленому порядку архівні довідки, виписки та копії документів архіву;
– контролює стан збереження і відповідність формування і оформлення справ згідно з затвердженою номенклатурою справ організації;
– у встановлені терміни передає до Держархіву паспорт архіву встановленої форми і дані щодо складу та обсягу фонду;
– проводить інформаційно-довідкову роботу з архівними документами організації;
– здійснює організаційно-методичну допомогу по веденню діловодства.
Перед передачею документів до архіву перевіряються і уточнюються терміни їх зберігання. Архів приймає документи згідно з описом.
Визначення термінів зберігання документів здійснюється з 1 січня року, що йде за роком завершення їх діловодством.
У процесі роботи створюється безліч документів, цінність яких різна, тому в організаціях усі документи розподіляються за групами:
а) документи тимчасового зберігання ( до 10 років включно);
б) документи тривалого зберігання (більше 10 років);
в) документи постійного зберігання, які в терміни, що установлюються державними архівами, передаються до них.
Залежно від значущості документів встановлюються такі терміни зберігання: 6 місяців, 1 рік, 3 роки, 5 років, 10 років, 15 років, 50 років та 75 років.
Термін зберігання "ДМП" (доки мине потреба) означає, що документ має обмежене практичне значення, і термін його зберігання визначає саме організація.
До документів довгострокового зберігання, які передаються до архіву, відносяться насамперед документи з особового складу організацій, статут, протоколи засідань ради директорів, протоколи засідань правління, річні плани, звіти організацій.
Бухгалтерські документи (за винятком особистих рахунків по заробітній платі, річних звітів, балансів) і листування підприємств за рідкісним винятком, на архівне зберігання не передаються. Необхідно враховувати, що забороняється виділяти до знищення бухгалтерські документи, які не пройшли ревізію, навіть якщо термін їх зберігання закінчився.
Терміни зберігання документів з особового складу (особові справи, особові картки ф. Т-2, книги обліку співробітників, особисті рахунки по заробітній платі) розраховуються по формулі: 75 р. – "В", що означає 75 років мінус вік робітника, на якого складається документ.
Усі документи, які надходять до архіву, розміщуються в порядку щорічних надходжень. Документи постійного терміну зберігання зберігаються окремо від документів тимчасового терміну зберігання, а також від документів по кадрах.
Документи зберігаються в коробках або папках. До них підкріплюються ярлики з вказівкою номера фонду та опису, року і крайніх (першого та останнього) номерів справ, які покладені в дану коробку. Облік надходження та вибуття документів в архіві ведеться за допомогою спеціальної книги.
На затвердження державного архіву надсилають чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається в державному архіві, а решта повертається установі. Відповідно до затверджених описів установа зобов'язана передавати свої справи до державного архіву в установлені строки.
Зведені описи справ тривалого зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так само, як і описи справ постійного зберігання. Описи справ тривалого зберігання на затвердження архіву не надсилаються.
Закінчені діловодством справи постійного і тривалого зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються до архіву установи через два роки після завершення їх у діловодстві.
Справи тимчасового зберігання передаються до архіву за розсудом керівника установи.
Справи до архіву організації передаються за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи. Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, архів установи оформляє їх видачу в тимчасове користування.
Приймання (передавання) кожної справи здійснює завідувач (спеціальний співробітник) відомчого архіву в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного впорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого зберігання передаються в архів за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться позначка про її наявність.
У кінці кожного примірника опису завідувач архіву або особа, відповідальна за архів установи, розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ, ставить дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, решта залишається в архіві.
Справи тимчасового зберігання можуть передаватися до архіву установи за номенклатурою.
До відомчого архіву справи доставляють співробітники діловодної служби, зв'язаними у в'язках.
Копії документів виготовляють лише з дозволу керівництва організації або керівника відповідного структурного підрозділу відповідно до компетенції. Організація може засвідчувати копії лише тих документів, які нею створюються (крім нотаріату).
При вирішенні питань, що стосуються приймання громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ працівників, організація може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтва про одержання освіти тощо).
Копія з документа відтворюється рукописним або машинописним способами, текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, засвідчується підписом службової особи, яка підтверджує відповідність змісту копії оригіналові, і скріплюється печаткою (не гербовою).
У верхній частині лицьового боку першого аркуша документа праворуч вище від реквізиту "адресат" проставляється відмітка "Копія". Засвідчувальний напис складається за такою формою: слово "Вірно", найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "підпис".
Копію службового документа засвідчує своїм підписом посадова особа того структурного підрозділу, в якому зберігається оригінал. Його підпис скріплюється печаткою (не гербовою).
На копіях вихідних документів, які залишаються в справах організації, реквізити бланків не відтворюються, проставляється лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, а також дата його засвідчення, посада працівника, який засвідчив копію, та його підпис.
Копії вихідних документів повинні мати візи осіб, з якими вони погоджені, візи виконавців. Засвідчувальний напис скріплюється печаткою, яка відтворює найменування відповідної установи (не гербова) або її структурного підрозділу (канцелярії). Копії документів повинні мати всі виправлення, зроблені при підписанні оригіналу.
Порядок тиражування та копіювання документів засобами розмножувальної техніки визначає керівник організації, необхідність розмноження документів – керівники структурних підрозділів.
Розмноження документів здійснюється копіювально-друкарською групою, канцелярією, секретарем, офіс-менеджером тощо з дозволу начальника. Для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює бланк замовлення встановленої форми, який підписує начальник структурного підрозділу.
Документи на розмноження виконавець передає до копіювально-друкарської групи разом із замовленням, яке реєструється в журналі обліку роботи копіювально-друкарської групи.
За зміст документів, що здаються на розмноження, несуть відповідальність виконавці і начальники структурних підрозділів.
Оригінал документа, що здається до копіювально-друкарської групи для тиражування, повинен бути надрукований (написаний) із використанням якісної фарбувальної стрічки (чорнила, пасти) такого кольору і насиченості, які забезпечують якісне відтворення документа на розмножувальних апаратах. У разі невідповідності якості оригіналу цим вимогам копіювально-друкарська група має право не приймати його для роботи.
При отриманні розмноженого матеріалу працівник, який його одержує, перевіряє повноту і якість виконаної роботи і розписується в журналі за виконану роботу. Оригінали документів після зняття з них копій повертаються виконавцю разом із розмноженими примірниками.
Документи з грифом "Для службового користування", обмеженого доступу приймаються для розмноження лише з дозволу керівника організації Накази, постанови, розпорядження розмножуються в кількості, встановленій розрахунком надсилання.
При тиражуванні нормативних документів на звороті останнього аркуша оригіналу документа, з якого здійснювалося копіювання, працівники копіювального бюро проставляють номер замовлення на тиражування, кількість розмножених примірників і дату.
Документи, які раніше були розмножені, повторно розмножуються з дозволу начальника Управління справами у виключних випадках. Начальники структурних підрозділів замовляють розмноження службових документів у мінімально можливій кількості, що визначається службовою необхідністю з урахуванням встановлених норм забезпечення матеріальними ресурсами відповідного структурного підрозділу.
Не дозволяється копіювати документи, які не зареєстровані в апараті управління організації.
Бланки, реєстраційні картки та інші форми організаційно-розпорядчих документів розмножуються за погодженням із начальником управління справами або керівництва організації.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ