КОНТРОЛЬНА РОБОТА
з дисципліни "Організація сучасного діловодства"
ЗМІСТ
Список використаної літератури ........................................................ 18
Організаційні документи надають інформацію про організацію праці та її оплати на підприємстві в цілому, а також про організацію, регламентацію роботи конкретних осіб.
До першої групи документів належать статут, положення, інструкції, правила та інші документи, в яких на тривалі строки закріплюють і регламентують структуру, завдання, функції, обов'язки, права й відповідальність органів управління та спеціалістів підприємства. Ці документи, що створюються у суб'єктів господарювання разом із нормативно-правовими, розпорядчими, довідково-інформаційними й іншими документами колегіальних органів, можна умовно віднести до документації з питань загальної діяльності.
До другої групи відносять у першу чергу посадові інструкції.
Установчий договір
Установчий договір - це цивільно-правовий документ, яким засновники юридично закріплюють свій намір створити підприємство з тією чи іншою назвою.
В установчому договорі в обов'язковому порядку повинні мати місце відомості про найменування і місце знаходження майбутнього підприємства, про розмір частки у статутному фонді кожного із засновників підприємства, про порядок внесення засновниками підприємства майна до статутного фонду підприємства.
У договорі повинні бути вказані найменування і реквізити засновників (для громадян - паспортні дані, ідентифікаційний код і місце проживання). Установчий договір повинен бути підписаний усіма засновниками підприємства.
Статут підприємства
Статут підприємства - це локальний правовий акт підприємства, що регулює поряд з нормами чинного законодавства правову основу його діяльності. У статуті повинні бути детально описані всі питання, що стосуються функціонування підприємства (юридичний статус, предмет і цілі діяльності, види діяльності, майно підприємства, порядок управління підприємством, порядок розподілу прибутку і збитків, порядок припинення діяльності).
Статут після затвердження повноважним органом передають на реєстрацію до відповідних державних органів, де підприємству видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та юридичної адреси. Лише після державної реєстрації підприємство має право розпочати свою діяльність.
Статути бувають типові (розробляються для однотипних підприємств) та індивідуальні (створюються на підставі типових для конкретного підприємства).
Для чіткого викладення змісту статуту й кращого сприйняття тексту його поділяють на розділи (статті), підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами.
Реквізити титульної сторінки статуту:
- назва суб'єкта господарювання;
- назва виду документа (статут);
- гриф затвердження;
- позначка про реєстрацію;
- місце складання чи видання, рік.
Усі зазначені вище реквізити, як правило, оформляють на окремому аркуші паперу - титульній сторінці.
На подальших аркушах оформляють текст статуту за розділами:
За необхідності до статуту необхідно вносити доповнення та зміни.
Мета створення й діяльність підприємства, зазначені в статуті, не повинні суперечити чинному законодавству України та іншим державним нормативно-правовим актам.
Статути оформляють на аркушах паперу формату А4 друкарським способом. Усі аркуші зшивають, прошнуровують і скріплюють печатками.
Статут не належить до секретних документів і не містить таємної інформації. Його повинні надавати на вимогу ревізійним комісіям, державним контрольним органам, представникам судових і слідчих органів, податкової інспекції, партнерам по бізнесу тощо.
На підставі статуту розробляють положення, правила та інші документи організаційного характеру.
Реєстраційна картка
До організаційних документів належить реєстраційна картка. Державна реєстрація суб'єктів підприємницької діяльності проводиться за наявності всіх необхідних документів (Статут підприємства, Установчий договір та ін.) за заявочним принципом протягом п'яти робочих днів. Органи державної реєстрації зобов'язані упродовж цього терміну внести дані з реєстраційної картки до Реєстру суб'єктів підприємницької діяльності та видати свідоцтво про державну реєстрацію встановленого зразка.
До основних організаційних документів належать також:
- колективний договір;
- правила внутрішнього трудового розпорядку;
- штатний розпис;
- посадові інструкції;
- положення про відділи і служби підприємства та інші документи.
Положення про організацію
Положення - це правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов'язки й організацію роботи підприємств, організацій, установ, фірм, їх структурних підрозділів, а також регулюють конкретні напрями діяльності.
За змістом розрізняють такі положення:
1) про підприємства, організації, установи, фірми, заклади тощо, їх структурні підрозділи - філії, департаменти (відділи), комісії, групи з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов'язків та організації роботи;
2) що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання;
3) про організацію й проведення різних заходів - культурно- і спортивно-масових конкурсів, оглядів тощо. Структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів.
Положення бувають типові та індивідуальні. Типові положення розробляють вищі органи управління для підприємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах.
Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується цей підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця. Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого органу. Положення набуває чинності з дня його затвердження, або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення.
Положення оформляють на бланках формату А4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.
Заголовок до тексту може поєднуватися з назвою виду документа, наприклад: "Положення про контрольно-ревізійну службу підприємства".
Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти.
Колективний договір - це документ, який регулює виробничі, трудові і соціально-економічні відносини між роботодавцем і колективом працівників, його положення спрямовані на захист соціально-економічних прав та інтересів як працівників, так і власників підприємства незалежно від форм власності.
Колективний договір укладається між власником або уповноваженим ним органом і трудовим колективом. Сторонами колективного договору є:
- адміністрація роботодавця;
- профспілковий комітет, який представляє інтереси трудового колективу, або інший орган, уповноважений трудовим колективом.
Оригінал договору прошнуровується, сторінки його нумеруються, договір підписується сторонами.
На новоствореному підприємстві колективний договір укладається з ініціативи однієї зі сторін у тримісячний термін після державної реєстрації підприємства.
Після закінчення терміну дії колективний договір продовжує діяти доти, поки сторони не укладуть новий або не переглянуть чинний, якщо інше не передбачено колективним договором.
Положення колективного договору поширюються на всіх працівників підприємства незалежно від того, є вони членами профспілки чи ні, і обов'язкові як для власника або уповноваженого ним органа, так і для працівників підприємства.
Умови колективного договору, що погіршують порівняно з чинним законодавством становище працівників, є недійсними.
Колективний договір набирає чинності з дня його підписання представниками сторін або з дня, зазначеного у ньому.
Правила внутрішнього трудового розпорядку
Правила внутрішнього трудового розпорядку - це внутрішній нормативний документ підприємства, що передбачає організацію його роботи, внутрішньоб'єктний режим праці (режим робочого дня, наприклад, з 9.00 до 18.00, з перервою на обід з 13.00 до 14.00 та ін.), взаємні обов'язки підприємства і працівників, порядок направлення працівників у відрядження, порядок надання відпусток та ін. Необхідність цього документа на підприємстві передбачена Кодексом законів про працю України.
Для правильної організації роботи кожному підприємству необхідно розробити свої правила внутрішнього трудового розпорядку, що повинні бути затверджені за поданням керівника підприємства трудовим колективом на загальних зборах.
Штатний розклад
Відповідно до статуту підприємства, виходячи з цілей і предмета його діяльності, власником підприємства встановлюється (визначається) його структура і штатна чисельність персоналу. На підставі затвердженої структури і штатної чисельності складається штатний розклад підприємства. Це документ, що визначає назви посад, їх штатну кількість і посадові оклади.
Підприємство самостійно визначає структуру управління і встановлює штати. Під час розроблення штатного розпису власник або уповноважений ним орган повинен присвоювати штатним одиницям лише такі назви посад і професій, які відповідають Державному класифікатору України "Класифікатор професій ДК 003-95", затвердженому наказом Держстандарту України від 27.07.95 р. № 257.
Штатний розклад варто складати не поіменно, із зазначенням прізвищ працівників, як це іноді має місце на підприємствах, а за структурними підрозділами підприємства в порядку підпорядкованості, з огляду на підпорядкованість працівників усередині структурного підрозділу (наприклад, у штатному розкладі посад працівників бухгалтерії їх варто розташувати в наступному порядку: головний бухгалтер - 1, заступник головного бухгалтера - 1, бухгалтер 1-ї категорії - 2, бухгалтер 2-ї категорії - 4), із найменуванням посад, кількості штатних одиниць і розмірів окладів (або меж окладів).
Зміни до штатного розкладу вносяться у випадку введення нових посад, зміни розмірів окладів або інших істотних умов праці.
У цьому випадку відповідно до ст. 32 і ст. 103 КЗпПУ про зміну умов оплати праці в сторону погіршення або зміні істотних умов праці власник або уповноважений ним орган зобов'язаний повідомити працівника не пізніше ніж за 2 місяці. За умови дотримання зазначених вимог кількість і періодичність змін штатного розкладу протягом року не обмежується.
Посади працівників-сумісників так само, як і інших працівників підприємства, для яких ця робота є основним місцем роботи, повинні бути передбачені в штатному розкладі.
Положення про структурний підрозділ підприємства
Положення про структурний підрозділ - це документ, у якому відображається його внутрішня організація (структура), роль і місце в організаційній структурі підприємства. На підставі Положення про структурний підрозділ підприємства організовується його поточна робота й оцінюються результати діяльності, а також складаються посадові інструкції для працівників.
Положення розробляється керівником відділу (служби) і затверджується першим керівником організації. У ньому враховується специфіка даного підприємства, особливості організації праці та управління, завдання і функції, що виконуються підрозділом.
Інструкція
Інструкція - це правовий документ, яким визначаються правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні аспекти діяльності установ, організацій, підприємств, посадових осіб та громадян.
Усі інструкції можна поділити на дві основні групи:
1) такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу кількома виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), наприклад: "Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях", "Інструкція про роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу", "Інструкція про роботу з листами й заявами громадян", "Інструкція про порядок добору й передавання секретних документів на архівне зберігання" тощо;
2) посадові.
Готують інструкцію не менш як у двох примірниках на бланку або на чистих аркушах паперу формату А4. На другому примірнику оформляють реквізити погодження.
Текст інструкції викладають у логічній послідовності й групують за розділами, кожний з яких має становити завершену частину документа. Текст має бути лаконічним, точним, зрозумілим.
Оскільки інструкція - це документ, що призначається для постійного користування, носить директивний характер, в ній доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами: "повинен", "слід", "необхідно", "не допускається" тощо.
Правила
Для закріплення відповідних норм та вимог, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку тощо, на підприємствах створюють правила. За формою й змістом правила подібні до інструкцій. Вони вказують, як виконувати ті чи інші дії. Наприклад: "Правила оформлення вихідних документів", "Правила обліку й реєстрації листів громадян" тощо).
Правила є обов'язковими для виконання та дотримання їх вимог особами, яких вони стосуються. Оформляють правила на звичайних або спеціальних бланках формату А4. Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів, оскільки має бути гриф затвердження.
Правила, а в необхідних випадках витяг із правил, мають вивішуватися на видному місці, тому допускається їх художнє оформлення.
Посадові інструкції
Посадові інструкції є дієвим засобом управління, виконують організаційну, регламентуючу і регулятивну роль. Вони дають змогу раціонально розподілити обов'язки між працівниками, чітко визначити вимоги до них, наділяти їх необхідними правами, підвищувати відповідальність за доручену роботу.
Порівнюючи фактичну роботу з завданнями, що передбачені посадовими інструкціями, можна об'єктивно оцінити діяльність кожного працівника. Посадові інструкції є нормативною основою для застосування до працівників заходів впливу.
Важливе значення посадова інструкція має і для самого працівника, оскільки він, ознайомившись з положеннями посадової інструкції, знатиме, яких дій від нього очікують, за якими критеріями оцінюватимуть результати його праці, бачитиме орієнтири для підвищення рівня кваліфікації в межах своєї професії та займаної посади.
Участь в обговоренні посадової інструкції дає можливість працівникові впливати на організацію, умови, критерії оцінки його праці.
Відповідно до статті 29 КЗпПУ до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов'язаний роз'яснити працівникові його права і обов'язки. Посадова інструкція і є тим документом, у якому визначено завдання та обов'язки працівника, його права та відповідальність.
Посадові інструкції розробляють для керівників, спеціалістів, фахівців і технічних службовців на основі кваліфікаційних характеристик професій, згрупованих за галузевими ознаками згідно з Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників, з урахуванням конкретних завдань та обов'язків, функцій, прав, відповідальності працівників, а також особливостей структури та штатного розкладу підприємства (установи, організації). Для робітників у разі потреби розробляють робочі інструкції.
Як правило, посадові інструкції розробляються керівниками структурних підрозділів спільно з працівниками кадрового підрозділу, погоджуються з юридичним відділом, профспілковим комітетом або іншим, уповноваженим на представництво трудовим колективом, органом та затверджуються керівником підприємства в установленому порядку. Обов'язковим є доведення посадової інструкції до відома працівника під розписку.
Під час розроблення посадових інструкцій слід забезпечити єдиний підхід до викладу змісту, структури розділів і послідовності їх розміщення. Інструкції мають містити повний перелік завдань, обов'язків та повноважень працівників, а також обумовлювати їх відповідальність, у тому числі щодо охорони праці, безпечного ведення робіт, а в разі потреби - містити необхідні пояснення.
Структура та зміст розділів посадової інструкції:
У розділі "Загальна частина" наводять дані про місце посади у поділі праці, порядок укладення і припинення трудового договору, підпорядкованість працівника, документи, якими він повинен керуватися у своїй діяльності.
Розділ "Посадові обов'язки" розкриває зміст робіт, які має виконувати працівник. Його розробляють на основі кваліфікаційної характеристики.
Оскільки окремі кваліфікаційні характеристики працівників містять лише основні або типові завдання та обов'язки, роботодавець може доповнювати посадові інструкції роботами, передбаченими статутами, регламентами, технологічними картами, інструкціями та іншими нормативними документами, встановленими адміністрацією за погодженням із профспілковим або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.
У розділі "Права працівника" визначають права, за допомогою яких забезпечується виконання покладених на працівника посадових обов'язків.
Розділ "Взаємовідносини (зв'язки) за посадою" розкриває взаємовідносини та зв'язки з іншими працівниками в підрозділі і за його межами, умови заміщення в разі відсутності тощо.
Розділ "Кваліфікаційні вимоги" містить вимоги до рівня освіти, знань, умінь та стажу роботи, які є достатніми для повного і якісного виконання робіт за посадою.
Необхідно зауважити, що у кваліфікаційній характеристиці зазначено лише мінімальні кваліфікаційні вимоги, тому, у разі потреби, посадовою інструкцією ці вимоги можуть бути підвищені (розширені). Особи, які не мають відповідного рівня освіти або стажу роботи, що встановлені кваліфікаційними вимогами, але мають достатній практичний досвід і якісно та в повному обсязі виконують доручені роботи, як виняток можуть бути призначені на відповідні посади.
Розділ "Відповідальність працівника" обумовлює особисту відповідальність за якість виконання посадових обов'язків, правил внутрішнього трудового розпорядку, інструкцій з охорони праці, протипожежної безпеки, виробничої санітарії тощо.
Посадову інструкцію розробляють для певної посади, назва якої має відповідати чинному Класифікатору професій ДК 003-95. Якщо у структурному підрозділі є дві або більше однакових посад, обов'язки за якими відрізняються, то посадові інструкції будуть різними, іменними, тобто для конкретних осіб. Тому в заголовку посадової інструкції зазначають прізвище, ім'я та по батькові працівника, який обіймає посаду.
У разі потреби до посадових інструкцій можуть бути внесені зміни і доповнення, перерозподіл обов'язків, внесення додаткових обов'язків у зв'язку з виробничою необхідністю тощо, які оформляються наказом керівника підприємства (установи, організації) і доводяться до відома працівника під розписку із зазначенням дати ознайомлення.
Якщо до посадової інструкції потрібно внести суттєві зміни (наприклад, у зв'язку зі зміною назви підприємства, підрозділу, найменування посади), її затверджують заново.
Немає потреби в перезатвердженні посадової інструкції в разі прийняття на посаду нового працівника, достатньо ознайомити його із затвердженою в установленому порядку посадовою інструкцією під розписку.
Наказ - це розпорядчий документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань.
Розрізняють накази щодо особового складу (кадрові) і накази із загальних питань (організаційні). Кадровими наказами оформляють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення.
У заголовку такого наказу зазначають: "щодо особового складу". Кожний пункт наказу починається з дієслова у наказовій формі (ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ОГОЛОСИТИ), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.
До викладу тексту наказу існують певні вимоги:
1) на яку посаду;
2) до якого структурного підрозділу;
3) з якого числа оформляється на роботу;
4) вид прийняття на роботу (на постійну, тимчасову, за сумісництвом);
5) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем).
1) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами);
2) загальну кількість робочих днів;
3) дату виходу у відпустку й повернення;
4) період, за який надано відпустку.
1) дату звільнення;
2) мотивування.
НАКАЗ
про необхідність удосконалення роботи
зі службовою документацією
05.11.2008 р. м. Запоріжжя № 26-к
У зв'язку з неодноразовими порушеннями керівниками підрозділів підприємства строків виконання покладених на них оперативних завдань провести спеціальну нараду, присвячену питанням роботи зі службовими документами та її вдосконаленню. Відповідальним за проведення наради призначити начальника відділу кадрів Симоненка П. П.
Керівник (підпис) (розшифровка підпису)
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ